Чем различаются онлайн- и офлайн-мероприятия?

Наша жизнь уже давно перетекла в интернет, и event-индустрия не стала здесь исключением. В период карантина, когда сотни тысяч сотрудников по всему миру перешли на удаленку, event-организаторы по-новому взглянули на возможности онлайн-событий. Под такими мероприятиями подразумеваются дистанционные встречи участников с видеосвязью. Офлайн-мероприятия, напротив, включают только “живое” общение гостей. Сегодня мы поговорим о том, чем же еще отличаются эти форматы и в каких случаях следует отдать предпочтение одному из них.

Основные отличия офлайна и онлайна в event-индустрии:

Локация

Площадка офлайна может быть практически любой и ограничивается лишь фантазией и бюджетом: от офисов и студий до отелей и парков. Онлайн же ориентирован на отдельные чаты в соцсетях и мессенджерах либо на специальные платформы с возможностью трансляций и записей встреч.

Логистика

Мероприятие на удаленке имеет максимальную гибкость: гостям не нужно покидать пределы дома и ехать куда-либо. Принять участие в таком событии можно из любой точки на планете, где есть стабильный интернет. В случае же с офлайном вы получаете больше впечатлений от самой площадки, т.е. ее декора или пейзажей, если она под открытым небом, но вынуждены заниматься вопросами трансфера.

Уровень вовлеченности

Большинство людей привыкло к общению в реальности, поэтому во время онлайн-события есть вероятность, что участники заскучают или будут отвлекаться на свои домашние дела. Поэтому интерактивная составляющая как никогда важна здесь. Офлайн же мероприятия выигрывают по вниманию и сосредоточенности аудитории, позволяя ей усвоить больше информации.

Этапы проведения мероприятий

Офлайн-мероприятия нуждаются не только в продумывании трансфера и выборе площадки. Так, предстоит подумать об обслуживании людей: заказать банкет или фуршет, оформить бар или фудтрак, организовать пикник или барбекю. Кроме того, могут потребоваться заказ реквизита, настройка звука и света, а также зонирование локации — оформление стойки регистрации, фотозоны, обеденного зала, сцены и пр. 

Что касается онлайновых событий, то в них больше внимания уделяется оборудованию и технологиям, поскольку разрывы в соединении или низкое качество изображения недопустимы. Важно заранее настроить платформу и провести тестовую трансляцию. Здесь значимы тайминг, работа модератора, а по необходимости и разработка лендинга. Также различные аксессуары, инвентарь, сувенирный мерч и раздаточные материалы можно привезти в доставке, как и еду. 

Бюджет

Благодаря отсутствию площадки и транспорта онлайн-мероприятие требует меньше расходов. Однако это не значит, что оно обойдется дешевле: здесь многое зависит от известности и числа приглашенных артистов, лекторов и ведущих, от уровня технологий и каналов рекламы или дистрибуции мероприятия при необходимости.

Несмотря на такую существенную разницу, надо отметить, что события в офлайне и онлайне могут преследовать одинаковые цели и задачи: они зависят уже от типа мероприятия. Так, и онлайн- и офлайн-тренинг помогает развивать различные навыки и обучает сотрудников, а корпоратив и вживую, и перед экраном помогает отдохнуть и повеселиться с коллегами.

Какие мероприятия можно провести в офлайн и онлайн формате?

Бизнес-события

Почти любое деловое мероприятие можно организовать в разных вариантах. Представить продукты и проекты, расширять связи, находить клиентов, партнеров и спонсоров, а также улучшать имидж и решать рабочие задачи можно и дистанционно, и в реальности.

Пожалуй, единственная недоступная онлайну область — это деловой туризм, т.е. MICE-события. Другие же сценарии можно легко адаптировать: конференции, семинары, тренинги, выставки, презентации, круглые столы и форумы. Вы можете организовывать выступления докладчиков из разных стран и городов, обмениваться опытом, задавать вопросы, разбирать кейсы, рассказывать о достижениях компании, демонстрировать новые стратегии и планы и учить hard и soft skills. Даже бизнес-завтраки и ланчи возможны в онлайне, если разослать боксы с блюдами участникам на дом.

Корпоративные события

Мероприятия в компании обычно направлены на улучшение отношений в коллективе, поиск мотивации, решения внутренних конфликтов. Как офлайн-, так и онлайн-события можно организовывать в начале новых проектов, чтобы сформировать команду, выявив лидеров и исполнителей, так и в разгар работы для снижения стресса и отдыха. Также корпоративный event может стать красивой финальной точкой в конце квартала или года, когда нужно подвести итоги и наградить лучших сотрудников.

Таким образом, и в онлайне, и в офлайне можно провести тимбилдинги и корпоративы почти любых форматов. Например, в виде мастер-класса, квиза, квеста, вечеринки, капустника, фестиваля, деловой игры и т.д. Пожалуй, на дистанционке ограничены возможности лишь мероприятий с физической активностью, поскольку не получится устроить командное спортивное соревнование. Однако и здесь можно найти компромисс, например, освоить киберспорт или провести фитнес-тренировку на удаленке под руководством онлайн-инструктора.

Гибридные мероприятия

Формат гибридных событий (фиджитал) подразумевает соединение цифровой площадки и “живой” локации. Это значит, что встреча (например, выступление спикеров) организуется в реальности, а онлайн-зрители могут стать соучастниками мероприятия посредством видеосвязи, голосований, вопросов-ответов и т.д. Для гибридных мероприятий важно продумывать интерактивную составляющую, чтобы добиться максимального эффекта присутствия, поэтому здесь часто применяют VR- и AR-технологии.

Популярность гибридных мероприятий резко возросла в период пандемии, а сегодня в таком виде можно организовать корпоративные, дискуссионные, деловые, образовательные, маркетинговые и развлекательные события. К преимуществам такого формата можно отнести неограниченную аудиторию, безопасность, возможности обратной связи и нетворкинг. Однако нужно учитывать, что при подготовке от команды организаторов потребуется приложить двойные усилия по тематическому или брендированному оформлению, подбору ведущих-модераторов, таймингу и т.д.

Преимущества организации мероприятий у нас:

• Предлагаем полный спектр событий в онлайне, офлайне и гибридном формате: от конференций до тимбилдингов.
• Совмещаем креативные разработки, внимательный HR-подход и следование актуальным бизнес-задачам клиентов;
• Организуем “коробочные” программы с готовым сценарием и создаем мероприятия с нуля под индивидуальные запросы;
• Имеем собственное техническое оборудование, а также широкую базу партнеров;
• Оказываем помощь в рекламе и продвижении мероприятий, включая работу с прессой и создание типографских материалов.