Бизнес мероприятия
Организация и проведение деловых мероприятий
Бизнес-мероприятия — это эффективный инструмент для формирования или поддержания имиджа компании, а также достижения бизнес-результатов. Такие события решают определенные задачи: помогают наладить партнерские отношения и привлечь инвесторов, повышают узнаваемость бренда и лояльность ЦА, развивают и мотивируют сотрудников.
Почему лучше делегировать организацию бизнес-мероприятия
— Экономия времени. Подбор площадки, согласование с подрядчиками, разработка программы — всё это отнимает много часов. Делегируя эти задачи профессиональной команде, вы можете сосредоточиться на своей основной работе, не отвлекаясь на организационные мелочи. Во время самого мероприятия вам не придется заниматься решением вопросов по рассадке или выдаче раздаточных материалов, поскольку всё будет под контролем координаторов.
— Доступ к лучшим подрядчикам. Профессиональные организаторы имеют налаженные связи с проверенными площадками, кейтеринговыми службами, ведущими и т. д. Поэтому вы можете быть спокойны за качество услуг и не тратить время на самостоятельный поиск и отбор подрядчиков.
— Оптимизация сметы. Эксперты знают, как распределить бюджет мероприятия максимально эффективно. Они помогут избежать лишних расходов, предложат варианты экономии и проконтролируют, чтобы каждая затраченная сумма приносила пользу.
— Снижение рисков. Ни один event не застрахован от форс-мажоров. Но если вы доверяете организацию профессионалам, можете быть уверены, что у них есть план Б для любой непредвиденной ситуации. Опыт позволяет им предусмотреть все детали.
— Помощь экспертов. На счету организаторов сотни успешно реализованных проектов, поэтому они могут с профессиональной точки зрения подсказать, какой формат наиболее эффективно решит поставленные бизнес-задачи, какие моменты необходимо учесть для достижения вашей цели.
Преимущества компании Event Consulting Service
Имеем компетенции в event и HR. Мы поможем удивить партнеров, замотивировать сотрудников и привлечь внимание СМИ, позаботившись о каждой event-детали. Удачно сочетаем эффективный менеджмент, креатив и бизнес-подход. Мы учитываем каждый нюанс в логистике мероприятия, определяем цели, разрабатываем креативную концепцию, предлагаем различные варианты мест проведения делового события. Создаем атмосферу. Мы стремимся сделать так, чтобы каждый присутствующий на мероприятии ощущал свою значимость и положение, а также был окружен заботой и вниманием. Организуем события под ключ. Мы берем на себя все этапы подготовки и реализации мероприятия, чтобы вы могли сосредоточиться на развитии бизнеса и его стратегических задачах.
Что входит в организацию бизнес мероприятий под ключ
—Концепция и программа. Это фундамент успешного мероприятия. Наша команда разрабатывает идею, которая отражает цели компании, ее ценности и ожидания участников. Программа же формируется с учетом специфики аудитории и включает выступления, обсуждения, развлекательные, образовательные и неформальные части.
—Локация. Мы учитываем вместимость, расположение, транспортную доступность площадки, а также её соответствие концепции и формату события. За время работы в event-сфере мы собрали базу проверенных и надежных партнеров.
—Оснащение. Наша команда устанавливает и настраивает необходимое оборудование: звуковые системы, экраны, проекторы, освещение и другое. Сюда же входит работа персонала, который следит за исправностью техники на протяжении всего мероприятия.
—Оформление. Наша цель — создать атмосферу, которая будет вдохновлять участников и подчеркивать статус компании. На основе нее мы подбираем идею для оформления: минимализм, тема события, бренд или всё вместе.
—Трансфер. Мы полностью берем на себя логистику мероприятия: организовываем подходящий транспорт для участников. VIP-гостям команда подбирает трансфер, соответствующий их статусу, а тех, кто прибывает из других городов или стран, обязательно встречает в аэропорту.
—Полиграфия. Мы разрабатываем и организовываем печать приглашений, программ, брендированных блокнотов, бейджей и других элементов.
—Маркетинг. Многие бизнес-события нуждаются в продвижении. Это необходимо для привлечения качественной аудитории, партнеров, спонсоров и СМИ. Мы создаем лендинги, запускаем SMM-кампании, рассылки, готовим пресс-релизы и т. д.
—Размещение и проживание. Если событие подразумевает иногородних гостей, мы подбираем отель, бронируем номера и решаем все сопутствующие вопросы.
Этапы организации делового мероприятия
—Постановка целей и задач. Брифинг с клиентом помогает нам определить ожидания от мероприятия, установить KPI и выбрать формат с учетом бюджета, целевой аудитории и масштаба.
— Подготовка. Этап включает разработку концепции, составление программы, бронирование площадки, подбор подрядчиков и согласование всех деталей. Особое внимание уделяется созданию четкого плана, который станет основой для успешной реализации мероприятия.
— Поддержка в день мероприятия. На этапе реализации важно четко координировать все процессы: контролировать тайминг, взаимодействовать с подрядчиками и персоналом, консультировать участников и оперативно решать возникающие вопросы.
— Оценка результатов и постпродакшн. После завершения мероприятия проводится анализ его эффективности. Наша команда собирает обратную связь, оценивает вовлеченность участников, сопоставляет достигнутые результаты с изначальными целями.
FAQ
Можно ли организовать бизнес мероприятие с участниками из других стран?
Да, наша команда организовывает региональные, всероссийские и международные события под ключ. Мы возьмем на себя логистику, трансфер, комфортное размещение и мультиязычную координацию.
От чего зависит стоимость организации делового мероприятия?
Бюджет определяется масштабом события, количеством участников, выбранной локацией, техническим оснащением, программой и другими деталями. Также на смету влияют дополнительные услуги, например, если необходимо организовать проживание или напечатать полиграфическую продукцию.
Что делать, если мы ранее самостоятельно проводили бизнес-мероприятие, но оно оказалось безрезультатным?
Мы проанализируем прошедшее событие, определим причины низкой эффективности и предложим свою стратегию. Наша команда поможет реализовать новый проект и достичь ваших целей.
Какая информация понадобится вам о компании для организации бизнес-события?
Нам важны цели мероприятия, ЦА, бюджет, сроки, предыдущий опыт, а также особенности вашей компании: ценности, продукты и уникальные предложения. Чем подробнее вы заполните бриф, тем точнее мы воплотим ваши ожидания.
Как клиент может проконтролировать подготовку к мероприятию?
Участие и обратная связь заказчика приветствуются на каждом этапе. В первую очередь мы согласовываем концепцию и программу, визуализируя всё в презентации. Также мы регулярно информируем клиента о ходе подготовки к событию, а он может задать вопросы нашему проектному менеджеру.
Фотогалерея
Программы, товары и площадки
Отзывы
Проекты
Клиенты
