Цикловые конференции

Цикловые конференции направлены на передачу сотрудникам профессиональных знаний и навыков от более опытных коллег, которые выступают в качестве спикеров. Тематические лекции и дискуссии проводятся в дружелюбной и расслабляющей обстановке, которая улучшает усвоение новой информации и способствует сплочению коллектива.

Цикловая конференция при грамотной организации может замотивировать сотрудников на карьерное развитие в компании и повысить лояльность к бренду. Она позволяет презентовать ценности и достижения организации, сформулировать стратегии развития бизнеса и его рекламы, провести эффективный мозговой штурм для поиска новых технологий, идей, сегментов ЦА и т.д.

Этапы организации цикловых событий

— Разработка программы. Выбор формата, продолжительности, типов отдыха, а также составление тайминга и сметы по бюджету. Также сюда входит планирование неформальной части мероприятия: экскурсий, тимбилдингов, церемоний награждения и т.д.

— Работа с выступающими. Поиск и приглашение специальных гостей (коучей, бизнес-экспертов, спикеров), организация их трансфера и проживания, составление презентаций и речей для лекторов, репетиции.

— Поиск площадки. Аренда и оформление в корпоративном стиле пресс-центра, конференц-зала, камерной студии и т.д., а также планирование рассадки, доставка и подключение аудио- и медиатехники.

— Решение сопутствующих вопросов. Разработка дизайна для мерча и рекламы, печать полиграфических материалов, продвижение мероприятия и взаимодействие со спонсорами или партнерами, заказ кейтеринга, помощь с логистикой и навигацией, организация видео- и фотосъемок, подготовка отчетной документации.

Как сделать цикловое мероприятие эффективным?

— Добавляйте к теории практику. Мало дать сотрудникам новую информацию: нужно показывать, как и когда ее использовать. Поэтому вы можете совмещать лекционную часть с элементами деловых ролевых игр, бизнес-квестов, кейс-чемпионатов и т.д.

— Меняйте обстановку. Если есть возможность, не проводите подобные мероприятия в офисных стенах или на одной и той же арендуемой площадке. Чем больше у сотрудника новых впечатлений от события, тем больше он запомнит информации. Вы можете забронировать зал в парк-отеле, выставочное пространство, культурный центр и т.д.

— Работайте над комфортной атмосферой. Очень важно сохранять позитивный настрой мероприятия при всей его значимости для компании. Постарайтесь чередовать в программе цикловых событий интерактивные, образовательные и развлекательные элементы. Зонируйте площадку так, чтобы на ней нашлось место и фуршету, и тихому лаунжу для нетворкинга.

— Подавайте информацию по-разному. Скучные многочасовые лекции давно отошли на задний план: всё больше спикеров применяют творческий подход в работе над своими выступлениями. Презентации с 3D-проекциями, воркшопы, печа-куча, бизнес-симуляции — не бойтесь пробовать что-то новое, миксовать форматы и экспериментировать. Но в то же время помните, что мероприятие должно следовать общей концепции и не отходить от поставленных задач.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Как работать над вовлечением аудитории в программу?

Ваши сотрудники должны почувствовать себя не зрителями, а полноправными участниками мероприятия. Поэтому так важно выводить их на диалог, оказывая всестороннюю профессиональную поддержку. Кроме того, вы можете сделать цикловое событие более интересным, если добавите элементы геймифицированного обучения и VR- или AR-технологии.

Как выбрать тему для ближайшей цикловой конференции?

Для этого нужно погрузиться в бизнес-процессы вашей компании и особенности корпоративной культуры. Какие проблемы есть у сотрудников, с точки зрения руководства компании? Какие soft и hard skills они бы хотели подтянуть сами? Рассматривайте в этом случае коллектив как целевую аудиторию, узнавая всё о “болях” и потребностях. Кроме того, рефлексируйте над вопросами позиционирования и идентификации вашего бренда. В совокупности всё это поможет вам составить список задач, с которыми вполне могут справиться регулярные цикловые мероприятия.

Важна ли регулярность подобных мероприятий?

Да, поскольку на одной конференции или совещании вы не сможете охватить весь спектр профессиональных или корпоративных вопросов. К тому же коллектив — это не монолитная структура: появляются новые сотрудники, давние подчиненные переходят на другие должности и т.д. Мы рекомендуем ориентироваться на периодичность в виде 1-2 цикловых событий в год, чтобы успевать с достижением поставленных целей и формированием новых вызовов перед коллегами. Впрочем, циклом можно назначить любой промежуток, а не только год или полгода: квартал, пятилетку и т.д.