Организация хакатона

Слово “хакатон” является синтезом двух англоязычных слов: “хакера” и “марафона”. Первое подобное мероприятие было проведено в 1999 году.

В соревновании такого типа могут участвовать стажеры, начинающие специалисты из HR-, PR- и IT-отраслей и опытные сотрудники одной или нескольких компаний. Обычно мероприятие занимает целые выходные, т.к. включает еще знакомство и награждение победителей, но разные форматы хакатона могут длиться и полдня, и целую неделю.

Суть хакатона — в ограниченный период времени справиться с поставленной Заказчиком задачей (треком). Как правило, в качестве конечной цели выступает технологический продукт высокой сложности, бизнес-продукт с возможностью дальнейшей монетизации, развлекательный продукт для пиара или уникальная идея, которая ляжет в основу перспективного стартапа.

Основные задачи и преимущества проведения хакатона в компании

Расширение и укрепление коллектива, круга партнёров

Хакатон помогает быстро найти потенциальных сотрудников, поднять лояльность стажеров, помочь новым работникам быстрее влиться в коллектив и его общий ритм. В целом, его можно рассматривать как альтернативу собеседованию: здесь моделируются нестандартные ситуации, требующие не только профессиональных компетенций, но и лидерских/командных качеств, а также креативных навыков.

Атмосфера здоровой конкуренции обычно притягивает на хакатон реальные таланты, а у руководства есть возможность посмотреть, как эти люди будут взаимодействовать в связке. Кроме того, как любое состязание хакатон оказывается отличной проверкой на стрессоустойчивость человека. Таким образом, регулярные мероприятия подобного толка могут существенно облегчить жизнь HR-отделу или даже сократить расходы на него.

Хакатон также может стать важным мероприятием для давних сотрудников компании. Он мотивирует на новые успехи, показывая реальную картину конкуренции на рынке, сплачивает и делает атмосферу в коллективе более дружественной. С помощью хакатона можно взбодрить сотрудников после отпуска или успешно закрытого проекта, а также просто развлечь, отказавшись хотя бы раз от стандартных тимбилдингов и корпоративов.

Реклама

Как правило, хакатон предполагает значительное число участников, особенно, если подразумевает соревнование по командам. Следовательно, мероприятие такого масштаба привлекает СМИ и становится громким инфоповодом. Иными словами, хакатон становится способ продвижения бренда и формирования вокруг него позитивного и успешного имиджа. Также для решения поставленных задач компания может предлагать участникам собственный софт, тем самым рекламируя отдельные свои продукты.

С помощью такого события можно наладить постоянное взаимодействие с профессиональным сообществом, образовательными учреждениями и т.д. Более того, частные инвесторы и государственные корпорации тоже с радостью оказывают поддержку хакатонам, так как заинтересованы в появлении интересных стартапов.

Повышение качества товаров и услуг

При решении треков команды или индивидуальные участники будут предлагать разные теоретические инновации и алгоритмы практических действий, касающиеся технологий и продуктов. Все эти идеи помогут компании посмотреть по-новому на свою деятельность. После мероприятия в распоряжении бренда будет несколько прототипов проектов. Более того, компания сразу получает сработавшуюся команду специалистов, с которой можно “допиливать” эти решения, что существенно экономит ресурсы.

Основные этапы организации офлайн-хакатона

Обсуждение цели мероприятия

От этого зависит, какие треки вы будете предлагать участникам, чтобы принести своей компании практическую пользу. Подумайте о проблемах бренда, о том, какие слепые пятна есть в линейке нынешних товаров/услуг, какой новый сегмент ЦА вы хотели бы привлечь и т.д.

Разработка задач и составление портрета участников

Поняв, какая цель у вашего мероприятия, приступайте к формированию кейсов, которые будут решать. Имея на руках хотя бы примерный перечень треков с оптимальным таймингом на исполнение, вы уже можете определить, специалистов какого уровня ждете на хакатоне: Junior, Middle или Senior.

Утверждение бюджета и решение технических вопросов

Когда портрет участника составлен, можно понять, сколько таких специалистов вам требуется и будут ли они работать в команде. Это поможет установить число участников на хакатоне.

Затем вы приступаете к подготовке комфортной работы специалистов во время решения задач, исходя из своих финансовых возможностей.
На что нужно обязательно обращать внимание?

• Обсуждение логистических процессов;
• Выездное обслуживание мероприятия: фуршет, мобильные фуд-станции, фуд-траки, шведский стол, кофе-брейк и т.д.;
• Подготовка модераторов и ведущих мероприятия; 
• Доступ к коммуникациям - хороший интернет, обилие розеток и удлинителей;
• Доставка и проверка оборудования: компьютеры и проекторы, звуковая и световая техника;
• На пожарную безопасность и санитарно-гигиенические условия.

Выбор даты и места

Организация хакатона в праздники или студенческие каникулы — не лучшая идея: часть участников уже наверняка спланировала зарубежный отдых или поездки домой. Выходные — более предпочитаемый вариант, но посмотрите, нет ли других похожих по тематике или формату мероприятий в эти же даты.

Что касается локации хакатона, то соотнесите ее с количеством гостей и наличием нужной мебели. Кроме того, помните, что участникам нужно не только интенсивно работать, но и отдыхать, общаться, питаться.

Мотивационная поддержка участников

На хакатоне принято определять победителей. Поэтому, во-первых, нужно заранее разработать критерии лучшего проекта/идеи (дизайн, вариативность технических решений и пр.) или команды-лидера (например, скорость работы или креативность мышления). 

Во-вторых, следует подумать о подарках. Обычно на хакатоне есть призовой фонд — от 100 тысяч рублей за задачу. Также победителю может достаться готовый оффер от компании.

В качестве поощрительного приза можно рассмотреть вариант с сертификатами на обучение или получение каких-либо услуг. Также участников может привлечь на мероприятие возможность пообщаться с известным экспертом, получить от него персональную консультацию или фидбек на идею/проект. Подумайте и о памяти: хакатон останется приятным воспоминанием, если вручить всем его участникам хотя бы небольшой, но мерч: стикерпаки, футболки, шопперы, блокноты и пр.

Реклама мероприятия среди ЦА

Составление медиаплана — важный момент в процессе подготовки.  Компания может заранее подготовить приглашения партнерам, потенциальным клиентам и даже конкурентам, а также оформить анонс на сайте и в соцсетях, разослать пресс-релизы. Обдумайте также массовую почтовую рассылку, объявления в тематических сообществах соцсетей и мессенджеров, контекстную и таргетированную рекламу в своем регионе.

Создать отдельную страницу под мероприятие или разработать лендинг — тоже неплохая идея. Там можно разместить все требования к участникам, форму для сбора заявок, историю прошлых мероприятий и демо-варианты задач. Чтобы собрать достаточное число сильных участников, начинайте рекламную кампанию за месяц до хакатона.

Специфика проведения онлайн-хакатона

• Офлайновые хакатоны имеют все преимущества живого общения и позволяют создать на мероприятии особую атмосферу. Однако организовать event в реальности — весьма ресурсоемкий процесс, который иногда даже ограничивает компанию в количестве участников. 
• На этом фоне онлайн-хакатон выглядит менее затратно: не нужно арендовать помещение и оплачивать проезд людей, не нужно заказывать питание и оформление локации. Но это не значит, что следует на всем экономить: разослать участникам мерч или вкусные боксы (либо промокоды на заказ еды) — это проявление хорошего корпоративного тона. Призы победителям также можно вручить с помощью курьерской службы или организовать приезд команды в офис компании.
• Для проведения хакатона в онлайне важно уделить максимальное внимание разработке его сайта и также подобрать платформу с оптимальными инструментами для трансляции и последующего голосования судей. Подготовьте онлайн-форму приема ответов, софт для организации видеооткрытия, создайте чаты/группы для команд в разных мессенджерах/соцсетях. Также сегодня существуют специальные онлайн-площадки, заточенные именно под проведение хакатонов и других соревнований между программистами, разработчиками, дизайнерами и т.д.
• Онлайн-формат не привязывает ваше мероприятие к географии: участвовать в хакатоне могут люди из разных городов. А если потенциальная аудитория больше — то больше и рекламных каналов. Но будьте готовы, что и на проверку заявок потребуется в разы больше времени.
• Наконец, при подготовке онлайн-хакатона обязательно устройте тестовую трансляцию и репетицию мероприятия. Убедитесь, что у участников будет доступ к заданиям, что картинка с ведущим не пропадает и есть звук и что формы отправки данных работают корректно.

Что такое идеатон

Если хакатон принято связывать с практикой, то есть с разработкой технических решений и разбором проблемных ситуаций или кейсов, то идеатон, как и понятно по названию, - это история про проекты в теории и задумки. Как правило, в рамках мероприятия участники делятся на команды и генерируют различные идеи после погружения в контекст и тематику встречи.

Считается, что хакатоны обычно проводят для технарей (например, в IT-отрасли), тогда как идеатон более популярен у рекламщиков, менеджеров, аналитиков и так далее. Стратегии, планы, концепции, кампании — всё это входит в спектр того, над чем работают участники идеатонов.

У идеатонов чаще всего бывает конкретный организатор - компания, которая нуждается в бизнес-идеях, новых проектах, точках роста и развития. Аудиторией мероприятия при этом могут сами сотрудники. Поскольку работники глубоко вовлечены во внутренние процессы компании, они хорошо понимают “боли” и потребности бренда, а также заинтересованы в том, чтобы сделать организацию лучше. Главное, чтобы компания не стеснялась признавать свои слабые стороны и действительно была готова реализовать полезную идею.

В качестве корпоративного мероприятия идеатон становится отличным способом собирать подробную обратную связь и подчиненных или соискателей, стимулировать креативное мышление у коллектива и оценивать инициативность кадров. Более того, можно рассматривать идеатон и как командообразующий event, который учит руководителей и сотрудников слышать и слушать друг друга, а также налаживает коммуникацию между разными отделами или филиалами. 

Этапы проведения идеатона

К основным стадиям организации такого события относятся:

• Анонс мероприятия и регистрация участников. Компания обозначает ключевой вектор будущих обсуждений и устанавливает критерии выбора победителей. Важно замотивировать будущую аудиторию идеатона и заранее рассказать о том, как будет проходить event. Также сообщите участникам дату и время проведения.
• Основная программа. В назначенное время участники собираются с модераторами (ведущими, фасилитаторами или просто наблюдателями), чтобы поделиться на команды и приступить к разработке идей. При этом используют разные форматы активностей: мозговой штурм, фокус-группа, панельная дискуссия. Можно прибегать к инструментам и методикам дизайн-мышления, бережливого стартапа и т. п.
• Неформальное общение. Программа идеатона может включать образовательные и развлекательные элементы для отдыха участников: кофе-брейки, лекции, мастер-классы, тренинги, концерты, тимбилдинги и так далее.
• Презентация идей. Команды рассказывают о своих проектах другим участникам и представителям компании (обычно это руководители отделов). Финалисты и победители отбираются членами жюри или открытым голосованием коллектива. Самые перспективные идеи могут быть доработаны до детализированной бизнес-концепции и получают ресурсную поддержку организаторов для воплощения в жизнь. 
• Обратная связь. Для успешности идеатона важно, чтобы ни одна мысль сотрудников не прошла мимо организаторов и не была обделена вниманием. Жюри должно подсветить сильные и слабые стороны каждого предложенного решения и аргументировать выбор победителей. Членам самых инициативных команд и наиболее харизматичным лидерам также вручают отдельные награды, призы и подарки. 

Особенности формата

• Обычно на идеатон выделяют два дня. Этого времени достаточно, чтобы плотно поработать в командах, прийти к общим предложениям и презентовать их членам жюри.
• На идеатоне не должно быть множества ограничений для будущих предложений. Чтобы заинтересованность у участников была высокой, не стоит сразу отметать идеи, не соответствующие, например, бюджету или миссии компании. Лучше попросить доработать проект и мягко направить команду в нужное русло.
• Призовой фонд - важнейшая статья расходов при подготовке такого мероприятия. Необходимо заранее обсудить вопросы фирменных сувениров, корпоративного мерча, раздаточной полиграфии и так далее. Если на идеатон приглашаются соискатели, можно предложить им стажировку в компании в случае победы.
• Не стоит проводить идеатон, когда вы не готовы к дальнейшей реализации проектов. Если собранные идеи будут лежать на полке вместо внедрения в работу компании, мотивация сотрудников сильно упадет и дальнейшее их участие в корпоративных мероприятиях окажется под вопросом.

FAQ

Почему идеатоны полезны?

Как часть корпоративной культуры компании они погружают в ценности и философию бренда. Такие мероприятия показывают ценность каждого сотрудника, позволяя внести реальный вклад в бизнес-процессы, и помогают выразить благодарность коллективу, поощряя инициативность и лидерские качества. При регулярном проведении идеатонов можно рассчитывать на стабильно растущую лояльность подчиненных и воспитание амбассадоров бренда внутри компании.

Сколько времени занимает подготовка к идеатону?

Это зависит от масштабов мероприятия. Если вы планируете арендовать отдельную площадку и найти модераторов со стороны, рекомендуем приступить к планированию события за 4-6 месяцев.

Можно ли провести идеатон в онлайне?

Да, дистанционные идеатоны очень популярны: они позволяют привлечь иногородних и зарубежных участников и пригласить топовых экспертов для дополнительного выступления, консультирования или голосования за победителей. Главное - подготовить лендинг либо страницу в соцсетях для мероприятия, а также медиаплатформу для регистрации, оценки идей и общения. Онлайн-мероприятие может длиться несколько дней или даже недель: команды собираются в удобном для них графике, а потом представляют идеи на видеотрансляции.

Поддержка Event Consulting Service в организации хакатона

• Разработка общей концепции и фирменного стиля мероприятия;
• Подбор площадки;
• Зонирование и оформление локаций: место регистрации, зона брейншторма, лаундж, сцена для награждения и пр.;
• Поиск менторов, членов жюри и т.д.;
• Помощь при взаимодействии со СМИ;
• Заказ кейтеринга;
• Создание промосувениров;
• Фотографическая и видеосъемка;
• Проведение дополнительных мероприятий в рамках программы большого хакатона: митапы, семинары, лекции, мастер-классы, круглые столы, Q/A-сессии и пр.я