Организация мероприятий в формате Open Space

Что такое Open Space

Суть формата в том, что участники собираются на встречу без заранее оговоренной и утвержденной программы. То есть исходными данными для гостей является только тема или конкретная общая цель. Дальнейшие же план и расписание разрабатываются приглашенными на месте в течение 30-90 минут.

Лекции и семинары, конференции и собрания, симпозиумы и бизнес-выезды — это лишь краткий список подходящих для Open Space мероприятий. Событие может проходить в формате одного дня, растянуться на выходные и даже стать еженедельной/ежемесячной традицией в компании. В целом же, Open Space имеет смысл в следующих ситуациях:

• у компании или в команде есть глобальная проблема, которую надо решить, но на это требуется много ресурсов;
• в центре обсуждения — серьезный вопрос, затрагивающий всех сотрудников;
• требуется мероприятие для эффективного обмена мнениями;
• коллектив нуждается в выработке стратегий взаимодействия, поскольку состоит из людей, сильно различающихся между собой по ценностям, возрасту, статусу и пр.;
• у сотрудников накопилось множество вопросов по одной тематике;
• нужна интересная альтернатива классическому тимбилдингу или регулярной офисной планерке.

Преимущества и недостатки Open Space

Среди основных плюсов мероприятия следует отметить следующие аспекты:

• Отсутствие формальных правил и строгой повестки обсуждения позволяют сделать мероприятие более неформальным, превращая его в свободный самоорганизующийся процесс. 
• Open Space Technology позволяет не распыляться на классические (а иногда и избыточные) форматы обсуждения, удерживая фокус внимания на важных задачах. 
• Пульсирующий характер дискуссий и творческая энергия сочетаются на таком мероприятии с ответственностью и дисциплиной.

К минусам Open Space, пожалуй, можно отнести только один момент: гипотетическую конфликтность ситуации. Поскольку мероприятие собирает людей с разными, а иногда и напрямую противоположными взглядами, разногласия и жаркие споры тут неизбежны, а это может тормозить рабочий процесс. Однако оперативно снять напряжение и сгладить углы в общении должен фасилитатор. Кроме того, в этом ключе Open Space можно рассмотреть как проверку сотрудников на стрессоустойчивость и дипломатичность, а также как возможность выйти из привычной зоны комфорта, чтобы посмотреть на себя и коллег с новой стороны.

Цели проведения мероприятий в формате Open Space

• оперативный сбор мнений от большого количества людей; 
• развитие в сотрудниках чувства сопричастности к решению бизнес-задач;
• сплочение коллектива и командообразование;
• улучшение качеств планирования и обучаемости, инициативности и исполнительности сотрудников;
• разработка основы для стратегического планирования в компании.

Технология организации мероприятия в открытом пространстве

Кроме участников обсуждения на Open Space всегда присутствуют фасилитаторы (координаторы или ведущие) и спонсоры (заказчики). Первые следят за работой в группах, а вторые — задают тему и ждут результатов. Формат основан на случайности, и эта мысль выражается в главных принципах Open Space:

• Тот, кто пришел, и есть самый подходящий кандидат для участия;
• Работа начнется, когда настанет ее время;
• То, что происходит на мероприятии, и есть единственно возможный ход событий;
• Работа завершается также в свое собственное и самое подходящее время.

Как проходит мероприятие

Мероприятие начинается с того, что по необходимости участники знакомятся друг с другом в рамках какой-то игровой активности, интерактива или бизнес-завтрака/ланча/фуршета. Потом спонсор заявляет общее направление обсуждения или цель встречи, участники задают ему необходимые уточнения, а модератор разъясняет правила общения и поведения.

Основная часть Open Space — взаимодействие в командах. Участники создают свою “доску объявлений”, т.е. пул интересующих их вопросов, рабочую повестку. За каждой проблемой, утвержденной в результате голосования, закрепляют лидера, который будет собирать на обсуждение группу и делать заметки по ходу. Как правило, лидером (“созывающим”) становится тот, кто и предложил тему для разговора.

В группах, которые обычно сидят в кругу, может быть разное количество человек. Пространство, где сидят все команды, называют “рыночная площадь”. При желании можно переходить из группы в группу, поддерживая разные обсуждения. Это так называемый закон двух ног, а участников и ведущих с такой стратегией именуют “бабочками”, тогда как других членов команд — “пчелками”.

Участники Open Space самостоятельно распределяют свое время и определяют этапы работы. В ходе обсуждения также могут появляться новые проблемные вопросы. Итоги группы подводят в формате небольшой презентации, создав список рекомендаций по поставленной задаче и закрепив их на “доске новостей”. Так называемый протокол обсуждения для ведения отчетности сдается фасилитатору.

В конце мероприятия люди обмениваются впечатлениями. Эта обратная связь, как и разработанные в рамках Open Space решения, собирается в единый документ, который рассылают в бумажном или электронном виде. Если время мероприятия позволяет, этот отчет можно рассмотреть сразу же и совместно, чтобы выделить пути развития для организации или составить план действий для нее.