Организация новогоднего корпоратива под ключ

Что дает новогодний корпоратив вашей компании

Единый информационный фон

Формат новогоднего события позволяет подвести итоги года, поделиться успехами и вдохновить команду амбициозными планами. Вся компания слышит одно и то же и в одно время: результаты, цели, имена тех, кто их обеспечил высокие результаты/успех компании.

Снижение центробежных тенденций

Правильно организованное мероприятие помогает чувствовать принадлежность к общей задаче. Это помогает избавиться от пресловутого деления на «мы» и «они» в работе подразделений, когда компания делится на автономные части и отдел, филиал или удаленная команда живут своим представлением о приоритетах бизнеса.

Значимость и вовлеченность

Новогодний формат дает возможность поблагодарить публично и адресно: назвать проект, отдел, конкретного человека. Признание услышат все коллеги. Акцент на успехах позитивно сказывается на рабочем тонусе и мотивации — особенно у тех, кто весь год закрывал сложные задачи и не получал обратной связи.

«Перезапуск» и зарядка команды

Возможность «перезарядить» команду перед новым годовым циклом снижает риски профессионального выгорания и поддерживает здоровую психологическую атмосферу в коллективе. Смысл в смене формата общения: люди видят коллег и руководство вне рабочих ролей и включаются затем в работу с новыми силами и эмоциями, а не с накопленной усталостью. Неформальное общение укрепляет коммуникацию и способствует выстраиванию горизонтальных связей. Побочный, но заметный результат — новички перестают «отсиживаться» и начинают обращаться к коллегам напрямую.

Этапы организации корпоратива на Новый год:

— Брифинг и техническое задание. Обсуждаем идеи, цели и задачи мероприятия, пожелания по формату и активностям. Уточняем ключевые параметры: бюджет, сроки, специфику коллектива, требования к локации и наполнению. 

— Идея, конецепия и сценарий. Разрабатываем креативные концепции или предлагаем готовые решения, выбираем и утверждаем. Готовим сценарный план, составляем программу новогоднего мероприятия, прорабатываем тайминг и детальную смету.

— Менеджмент и техническое сопровождение. Собираем команду, подключаем партнёров и подрядчиков. Бронируем площадку, помогаем с инфраструктурой.

— Координация и контроль. Всё держим под контролем. Организуем монтаж и настройку оборудования, проводим репетиции и встречи с подрядчиками. В день корпоратива — следим за программой, сопровождаем участников и решаем возникающие проблемы.

— Подведение итогов. Готовим фото- и видеоматериалы, собираем обратную связь от сотрудников, предоставляем закрывающие документы.

Сценарии, форматы и примеры программ новогоднего корпоратива

Сегодня компании все чаще формулируют запросы на корпоратив не через тематику, а через степень вовлечения: одни хотят командную программу, другие — вечер, где можно «просто отдохнуть». Ниже мы распределили новогодние программы именно по этому признаку — от форматов с минимальным участием к максимальной вовлеченности.

Вечер без навязанных активностей

Формат для команд, которым просто нужен повод собраться, а не четкий сценарий. Ведущий держит рамку вечера и не вытаскивает людей на сцену против их воли, а основное время уходит на неформальное общение, фуршет/банкет, наслаждение музыкой или шоу-номерами. Важный момент - звук и музыка не давят на уши, дают возможность спокойно общаться.

Примеры программ:

• "Новогодняя музыкальная вечеринка" — живой звук и знакомые треки как основа вечера, участие в интерактивах по желанию.
• "Новый год в стиле РОК" — тот же принцип, но с жестким музыкальным характером и соответствующим оформлением зала.
• "Новый год в ковбойском стиле" — тема живет в декоре, меню и музыке, а не в заданиях для гостей.
• "Заполярье" — северная стилистика программы для тех, кому нужна атмосфера без соревновательной части.

Событие за счет места - локация диктует формат

Стильная, необычная и даже неформатная площадка может сыграть важную роль новогодней программы. В этом случае площадка формирует основу для новогодней концепции: гости уже получают впечатление от того, где они находятся, поэтому активная часть программы может быть сокращена. 

Участие по выбору - разные мини-локации и зонирование

Активности идут параллельно, так что гость сам решает, подключаться ли к какому-то досугу или заданию. Никто не делит зал на команды принудительно, поэтому и отказ не выглядит демонстративным. Костюмированные форматы работают по тому же принципу: образ создается заранее и по желанию, а не выдается на входе.

Примеры программ:

• "Новый год в стиле хай-тек" — образ будущего и дефиле перед жюри для тех, кто хочет, остальные остаются зрителями.
• Новогодний MARVEL-косплей «Вечеринка СУПЕРгероев» — конкурс косплея как одна из точек вечера, а не сквозной сценарий.

Программа, где участвуют все - новогодний тимбилдинг и близкие форматы

Здесь участие — основное содержание вечера, а не опция. Группы формируются организаторами, есть общее задание и общий результат. Это самая требовательная к коллективу группа форматов: если в компании много интровертов или людей, которые не любят публичность, выбирать стоит из предыдущих двух разделов.

Примеры программ:

• "Зимние командные игры" - спортивно-развлекательная программа зимнего тимбилдинга для помещения и улицы, где не ставится серьёзных задач командообразования.
• "Центр подготовки Дедов Морозов и Снегурочек"- уличная программа с продолжение в помещении. Выступать перед залом здесь не нужно, но игровые соревнования — основной движок программы: эстафета на упряжках-тюбингах, скоростная ловля подарков, лазание через «дымоходы», зорбинг, русский керлинг и так далее.
• "Кочевая жизнь" - необычный "цыганский" Новый год: встреча гостей с тематическими заданиями, танцевальные и музыкальные мастер-классы, вечерняя программа с живыми выступлениями участников и профессиональных коллективов.

Участие удаленщиков - онлайн или гибридные форматы

Если часть сотрудников на дистанционке или в других городах, а бюджета на перелеты нет, вечер собирается в онлайне. Формат не заменяет офлайн-встречу, но как минимум закрывает информационную задачу: об успехах компании и планах на год слышат все одновременно.

Примеры программ:

• "С отступающим!" — новогодний онлайн-корпоратив — стилизация под телевизионное шоу с ведущим и онайн-включениями участников.
• Новогодний квиз-корпоратив онлайн — командная игра для тех, кто не готов к формату с камерами и выступлениями.

Новогодний корпоратив на 50, 100, 300 и 500+ человек

Численность коллектива меняет новогодний корпоратив сильнее, чем тематика. От нее зависят тип площадки, количество ведущих, схема рассадки, тайминг и то, сколько гостей смогут участвовать в программе одновременно. Степень вовлечения при этом выбирают отдельно, по составу команды и задаче вечера, как в подборках выше.

Камерный корпоратив: до 50 человек

Когда в зале 25–40 человек, каждого гостя знают по имени, и любая сценическая механика превращается для него в «выход к доске». Конкурс с ведущим и микрофоном в таком составе чаще смущает, чем веселит: публики слишком мало, чтобы в ней раствориться. Камерному коллективу больше подходят занятия, где участвует весь стол сразу и никто не остается зрителем, — мастер-класс, командная игра за столами, общий кулинарный или творческий процесс и так далее.

Сотрудники небольшой компании видят друг друга каждый день, поэтому вечер держится не на знакомстве, а на впечатлении, которого у команды еще не было: новая для всех локация, непривычный формат ужина, дегустация с сомелье. Ключевое требование к месту — закрытость: банкет другой компании за стеной или общий зал ресторана заметно гасят ощущение «своего» праздника. Под этот масштаб хорошо ложатся отдельный зал ресторана, гастростудия, небольшой лофт, загородный дом или база, арендованная целиком, а при подходящем пространстве — собственный офис. Подробнее о площадках для небольших команд читайте в нашем отдельном материале.

Примеры программ:

• Корпоратив в стиле хюгге — с настольными играми и кулинарными мастер-классами.
• «Зимний круиз» на ледовой яхте — необычный формат праздника на льду.
• Командный фотоспринт — по зимнему городу.
• Чемпионат по офисным видам спорта — для тех, кто остается в родных стенах.

Средний корпоратив: от 50 до 300 человек

На практике это самый частый масштаб новогоднего события, и вариантов у него больше всего. Коллектив еще помещается в один зал, и вечер может вести один ведущий. Но провести всех через общий интерактив уже не получится: пока одни участвуют, остальные ждут. Поэтому для этой численности лучше всего подходит схема с зонами, которая описана ниже в блоке о трендах, а одна общая точка сбора остается для итогов года.

Выбор площадок здесь самый широкий: банкетные залы ресторанов, лофты, арт-пространства, загородные отели, нестандартные локации вроде планетария. Главное ограничение связано с явкой. На этом масштабе разница между списком сотрудников и фактическим числом гостей уже ощутима: если под программу заложили 150 гостей, а в зал пришла едва половина, часть зон и активностей простаивает.

Примеры программ:

• «Новогодняя музыкальная вечеринка» — где интерактивы идут фоном и к ним можно не подключаться
• Вечеринка в китайском стиле — с тематическими зонами и мастер-классами
• «Звезды ближе» — в Московском планетарии

Крупный корпоратив: 300-500 человек и больше

Примерно с 300 гостей главный вопрос организации звучит так: чем занять всех в одно и то же время. Одной программы на такой зал не хватает, потому что ведущий физически не дотягивается до задних рядов и интерактив достается тем, кто сидит у сцены. Поэтому большой новогодний вечер строят как набор параллельных маршрутов — игровая зона, мастер-классы, фотозона, танцпол и так далее — со своими ведущими и двумя общими точками для всех: открытием и финалом. О том, что еще меняется с ростом числа участников, рассказано в статье про организацию масштабных мероприятий.

Площадку под такое событие оценивают по самому загруженному моменту вечера, а не по вместимости банкетного зала. Кроме гардероба и welcome-зоны, у большого корпоратива есть свои узкие места: подача горячего сразу на несколько сотен человек, разъезд в конце вечера, трансфер, который приходится пускать несколькими волнами. Объектов, где всё это продумано, в Москве немного — конгресс-центры, дома культуры, большие банкетные комплексы, переоборудованные цеха и склады, — и декабрьские даты на них разбирают раньше остальных.

Еще несколько лет назад корпоратив на Новый год оценивали по насыщенности программы, и агентства продавали именно ее. Сейчас запрос сместился: компании стремятся не ко множеству активностей, а к возможности составить оптимальный сценарий вечера для каждого сотрудника. Навязывание динамичного или обязательного формата отпугивает: это самая частая причина низкой явки на последующие корпоративы.

Зонирование эффективнее единой программы

Рабочая схема на сегодня выглядит так: общий сбор в начале вечера с итогами года и благодарностями на 20–60 минут, а дальше — гости расходятся по территории и проводят время так, как хотят сами. Зоны на площадке оформляют под конкретный коллектив: кальянная, караоке, игровые автоматы, настольные игры, тихий лаунж для разговоров, точка с мобильным баром и так далее.

Такая схема требует площадки с несколькими помещениями или четко разделенным пространством, а не одного зала. Формат стоит дороже классического банкета: нужны отдельное оборудование, звук и персонал на каждую зону. Зато отпадает необходимость держать всех в одном ритме, и вечер не проваливается, если конкретный интерактив не подошел для части гостей.

Состав коллектива влияет на формат

Один и тот же сценарий по-разному работает в отделе продаж и в команде разработки. Возраст, соотношение мужчин и женщин, доля тех, кто работает удаленно, готовность выходить к микрофону - все это меняет наполнение вечера сильнее, чем выбранная тема. Например, если в компании преобладают технические специалисты и значительная часть их на удаленке, форматы с творческими выступлениями и ролевыми заданиями лучше не закладывать. Тут подойдут соревнования на результат, свобода перемещения по площадке и возможность в любой момент выйти из активности.

Официальная часть сокращается

Официальные речи сегодня уменьшают до предела, а иногда убирают совсем. Итоги года при этом никуда не деваются, но рассказывают о них иначе: коротким фильмом с участием сотрудников, церемонией награждения по отделам, стендом с ключевыми цифрами в welcome-зоне. Задача — чтобы информация дошла, а не чтобы ее произносили со сцены в течение часа.

Комфорт и безопасность гостей превыше всего

Кроме вместимости и технических возможностей у новогодней площадки всегда надо проверять еще несколько параметров: климат, сколько отдельных помещений, есть ли где сесть и поговорить в тишине, выдерживает ли электрика оборудование нескольких зон, как устроены гардероб и вход при большом потоке, как устроены пути эвакуации при ЧС. Дорога тоже считается: если путь в одну сторону занимает больше двух часов, часть сотрудников начинает отваливаться, особенно в будний день или при маленьких детях.

Классические атрибуты новогоднего пространства — мишура, гирлянды, елочные игрушки — теперь зачастую не обязательны. В современном сценарии на оформление лучше работают световые инсталляции, проекции, арт-объекты и предметный декор. То же с образами гостей: дресс-код заявляют как рекомендацию, а не как условие входа.

Что входит в стоимость новогоднего корпоратива под ключ:

— Разработка персональной программы мероприятия или реализация “коробочного” event-решения “под ключ”;

— Аренда, тематическое оформление и техническая настройка площадки, включая доставку всего необходимого оборудования и реквизита;

— Решение вопросов кейтеринга, логистики, фото- и видео сопровождения, подготовки сувениров и подарков, отчетности;

— Услуги проверенных ведущих, артистов, музыкантов, аниматоров, экскурсоводов, инструкторов, тренеров и так далее.

Где провести новогодний корпоратив: площадки Москвы и Подмосковья

— Рестораны, городские отели, лофты и клубы. Традиционные площадки новогодних корпоративов - самые понятные и предсказуемые. 

— Загородные отели, лофты и глэмпинги. Отличный вариант локации на свежем воздухе с удобной транспортной развязкой и уже подготовленной инфраструктурой. В большинстве таких площадок коллектив порадуют эффектные снежные пейзажи, SPA-услуги и рестораны с обширным банкетным и фуршетным меню.

— Парки, киноплощадки, усадьбы, арт-пространства и музеи. Такие локации уместны для нестандартных корпоративов: особенности площадки могут быть вплетены в сюжет новогоднего мероприятия. Так, старинная архитектура помогает погружению в атмосферу исторических квестов, а экскурсии по необычным выставкам могут быть отправной точкой квизовой программы.

— Фермерские подворья, спортивные локации и эко-отели. Эти площадки подходят как для спортивных и экстремальных тимбилдингов, так и для расслабления, тесного контакта с природой и просветительских программ. Здесь можно устраивать тематические мастер-классы, пикники и барбекю, соревноваться в стрельбе, кататься на снегоходах и так далее.

— Офис и производственные площадки . Если рабочее пространство позволяет, а бюджет лучше оптимизировать или рабочие процессы нельзя остановит, можно провести новогоднее событие в родных стенах. Так вы сэкономите на трансфере и избавите себя от необходимости подбирать и бронировать локацию за несколько месяцев до Нового года, но придётся решать целый ряд других организационно-логистических вопросов.

Организовать самостоятельно? Можно, но...

Декабрь — самый неудобный период для внутренней самостоятельной организации корпоратива. Именно перед Новым годом в декабре и далее традиционно в начале января лучшие площадки и востребованные подрядчики быстро разбираются, цены растут, а времени на замену неудачных решений почти не остается.

В это время у руководителей, HR и маркетинга одновременно идут годовая отчетность, закрытие бюджетов, премирование, планирование следующего года и десятки срочных задач. В результате подготовка праздника становится еще одним проектом, который приходится вести «поверх» основной работы, не зная особенностей event-сферы. 

При этом новогоднее мероприятие требует постоянной координации: площадка, меню, техника, артисты, декор, трансфер, сценарий, тайминг, списки гостей и подрядчики. Любая задержка в одном блоке влияет на остальные.

Поэтому, наша задача — снять с команды заказчика эту нетипичную нагрузку - сэкономить время, силы, нервы и бюджет: найти площадку, собрать концепцию, смету и программу, синхронизировать подрядчиков и провести мероприятие по единому плану. Event Consulting Service берет на себя организационную часть, чтобы сотрудники компании занимались завершением года и подготовкой следующего, а не решали event-вопросы в самый загруженный месяц.

Почему выбирают нас для организации новогоднего корпоратива:

• Организация мероприятий с учетом бизнес-задач компании, корпоративной культуры и HR-бренда.
• Эффективный менеджмент - от PM (руководитель проекта) до РПГ (режиссёрско-постановочная группа). 
• Многолетняя экспертиза в event.
• Проверенные партнёры.
• Большой выбор безовых программ и креативные решения для разных бюджетов.
• Проверенные локации в Москве и регионах: от классических отелей до креативных нестандартных решений. 
• Опыт проведения новогодних корпоративов в офисах, на производствах, а также в гибридных и онлайн-форматах.
• Технические возможности организации масштабных новогодних событий даже в сжатые сроки.
• И... С нами просто приятно работать! :)