Начнем с констатации грустного факта: идеальных корпоративов не бывает. Практически на каждом мероприятии при тщательном разборе встречаются моменты, которые можно было бы улучшить. Однако грамотно организованный event — это событие, акцент в котором сделан на достоинствах программы и оргпроцесса, тогда как мелкие недочеты умело замаскированы и совершенно не заметны гостям.
Впрочем, бывает и так, что ошибка, совершенная при подготовке корпоратива, фатальна и от нее уже не отвести внимание. Более того, иногда незначительные, казалось бы, огрехи на начальных стадиях запускают цепочку неприятных событий, от чего вся программа мероприятия начинает трещать по швам. Сегодня мы поговорим о подобных ситуациях, их последствиях и о том, как всего этого не допустить.
Формат мероприятия не соответствует его задачам
Бывает так, что заказчик, очарованный какой-то идеей мероприятия, совсем забывает, а зачем это мероприятие ему нужно. При правильной event-организации формат события выбирается на основе маркетинговых, деловых и корпоративных целей компании, а не наоборот. Если же атмосфера мероприятия, его оформление, тематика и само наполнение идут вразрез с задачами, нет ничего удивительного, что и сотрудники, и руководство остаются разочарованы.
Приведем несколько примеров. Представим, что компания заказчика успешно закрыла тяжелый год. Коллектив вовремя подготовил отчеты, заключил договоры, закрыл сделки с проблемными клиентами и т.д. После целого квартала хаоса, суеты и стресса сотрудники мечтают по-настоящему расслабиться. Каково же будет их удивление, когда на корпоративе им предложат несколько бизнес-лекций?
Вот другой вариант: подчиненные нуждаются в командообразующем мероприятии. Но вместо коллективного тимбилдинга руководство предлагает соревнование по индивидуальному виду спорта или викторину, в которой каждый будет играть сам за себя. Получится ли при таком подходе укрепить корпоративный дух и отношения между сотрудниками? Едва ли.
Вывод в таких ситуациях очевиден: организацию корпоратива надо начинать с анализа его повода и стартовых условий в коллективе. Должно ли мероприятие быть только развлекательным или вы хотите добавить в него образовательные элементы? Есть ли у подчиненных конфликты и проблемы в общении, над которыми стоит поработать в рамках корпоратива? Какое вообще настроение у сотрудников и на какие виды мероприятий они рассчитывают? Как только вы начнете задавать подобные вопросы, вероятность того, что вы “обломаете” людям отдых или не сможете организовать их для серьезного сообщения, будет стремиться к нулю.
Однако здесь есть еще нюанс: надо своевременно информировать сотрудников о том, к каким выводам вы пришли. Это значит, что лучше открыто и заранее говорить коллективу, для каких целей и в честь чего планируется провести корпоратив и в каком виде он будет организован. Откажитесь от сюрпризов и интриг и дайте подчиненным возможность подготовиться к событию, чтобы они не чувствовали себя дискомфортно из-за неопределенности.
Нет желания придерживаться единого направления в праздновании
Важно понимать, что качественное мероприятие всегда начинается с разработки концепции. Но когда у вас уже есть стратегия и план организации, сложности не заканчиваются. Теперь самое главное — соблюдать задуманное и воплощать его в жизнь.
На разных этапах подготовки может случиться так, что некоторые детали мероприятия покажутся вам неуместными, странными или неоправданно дорогостоящими. Например, оформление фотозоны в конкретном стиле или живое музыкальное сопровождение. В такие моменты нужно осознать, что целостная event-картина как раз и складывается из отдельных элементов, как из кусочков пазла. Погрузиться в желаемую атмосферу корпоратива можно только в том случае, если вы придерживаетесь тематики до самого конца.
При этом, разумеется, никто не говорит о том, что надо обязательно выйти из бюджета или действовать по надоевшему шаблону (например, до упаду водить хороводы на Новый год). Праздничная программа от профессионалов тем и хороша, что учитывает и финансовые возможности заказчика, и пожелания коллектива. Можно с легкостью миксовать в сценарии тренды и традиции, но это не значит, что мероприятие превратится в сборную “солянку”.
Без общего концепта гораздо сложнее работать с техническими деталями, будь то выбор кейтеринга или сценического декора. А выбранная тематика, в свою очередь, работает как каркас, на который можно оперативно нанизывать разные идеи и не бояться заминок в программе или провалов. К примеру, остановившись на вечеринке в ковбойском стиле, вы можете очень быстро додумать дресс-код, напитки, сюжетную линию для конкурсов и т.д. В противном же случае есть риск поддаться соблазну и устроить мероприятие в стиле “всё и сразу”.
Не учитываются желания, вкусы и особенности коллектива
Самый большой страх руководителя после корпоратива — получить откровенно негативную обратную связь. Когда сотрудники говорят, что им не понравилось мероприятие, чаще всего, это означает: event не оправдал ожиданий или не попал в настроение своей целевой аудитории.
Почему так происходит? К сожалению, не всегда в компаниях прислушиваются к сотрудникам, ради которых и задумывается корпоратив. А иногда бывает так, что у руководителя даже нет времени сделать паузу в подготовке к мероприятию и проанализировать гостей. Да, может прозвучать удивительно, но составлять подробные портреты целесообразно не только в работе с потребителями товаров и услуг, но и при взаимодействии с подчиненными.
Что делать в этих условиях? Во-первых, присмотреться к коллективу самостоятельно. Возраст, пол, наличие детей, социальный статус, привычки, юмор и т.д. Иногда достаточно понаблюдать, как сотрудники общаются на обеде и в рабочих чатах. Также можно изучить социальные сети подчиненных. Не стоит забывать, что корпоративная культура и внутренние традиции тоже могут быть источником информации. К примеру, если ваш коллектив всегда в восторге от корпоратива с творческими мастер-классами и от вечеринок в стиле хюгге с настольными играми, возможно, не стоит резко менять формат мероприятия на экстремальное спортивное состязание.
Второй вариант развития событий — опросы и анкеты перед корпоративами. Спросите своих сотрудников, чем они увлекаются, какие варианты праздников им интересны и т.д. Не забывайте спрашивать и о том, что точно не нравится и чем бы не хотелось заниматься на корпоративе.
Несмотря на всё вышеописанное, важно помнить: корпоратив — не конфета, и всем он подходить не может. Особенно если речь идет о мероприятии на несколько филиалов и офисов. В конце концов, одновременно учесть предпочтения сотен человек просто невозможно. Кроме того, иногда корпоративы носят не только развлекательный характер и могут быть формой тренировки или проверки навыков и знаний сотрудников. В таких случаях важнее придерживаться поставленных задач и не отказываться от формата мероприятия в угоду коллектива.
Неправильное распределение функций и неорганизованность
Когда компания организует корпоратив своими силами, важно уделять внимание тому, из каких людей будет сформирована команда для подготовки мероприятия и насколько слаженно эта группа будет работать. При делегировании полномочий нужно, чтобы обязанности лежали в плоскости интересов и умений человека.
К примеру, если у вас есть в коллективе инициативный бухгалтер, вполне логично предложить ему составить смету и оптимизировать расходы. А если вы знаете, что какой-то сотрудник на досуге учится на курсе дизайна, его можно попросить поработать над оформлением площадки.
Кроме правильного распределения организационных задач важно еще их грамотно формулировать и отслеживать исполнение. Не стоит надеяться, что команда всё поймет с полуслова и волшебным образом сработается: нужно обязательно выбрать руководящего лидера, который направит в нужную минуту и проконтролирует все процессы.
В целом, аксиома “каждому свое” актуальна и в тех случаях, когда вы обращаетесь за организаций к агентству и ждете от него непрофильных действий. Например, не стоит требовать от компании, ориентированной только на MICE-мероприятия, подготовить корпоративный онлайн-турнир по интеллектуальным играм. Не ожидайте также, что event-менеджер проведет качественное психологическое тестирование сотрудников для составления их портретов.
Последний пример, к слову, отражает общую проблему некоторых руководителей. Они могут перекладывать обязанности по формулированию пожеланий или предоставлению информации о компании либо совсем избегать этого. В результате можно получить разочарование корпоративом, потому что агентству просто не рассказали о предпочтениях коллектива. Именно поэтому важно при сотрудничестве с event-организатором заполнять брифы и по возможности согласовывать сценарий, ведущего и площадку заранее, а не день в день. Отстраненная позиция руководства — это заведомо проигрышная стратегия.
Невнимательность при заключении договора с подрядчиками
Когда вы заказываете организацию мероприятия у агентства или же самостоятельно ищете отдельных людей (ведущего, декоратора, фотографа), важно проявить максимальную внимательность при подписании документов о сотрудничестве. Прежде всего, надо изучить финансовые условия: когда и в каком объеме вносится предоплата, на каких условиях вам могут вернуть аванс (особенно в конфликтных ситуациях и при досрочном расторжении договора) и т.д. Если прописаны бюджет и смета расходов — перепроверьте и согласуйте.
Второй важный момент, который требует вычитки при подписании бумаг, — зона ответственности исполнителей и дедлайны. Что считается оказанной услугой, как оценивать качество выполненных работ, какие санкции к подрядчику возможны при срыве или экстренном переносе сроков и т.п. Также когда вы заключаете договор с площадкой, необходимо изучить регламент охранных мероприятий, требования противопожарной безопасности, перечень действий, ведущих к штрафам, и пр.
Не учитываются возможные непредвиденные расходы
В бюджет любого корпоративного мероприятия должна быть заложена сумма “на всякий случай”, которая спасет вас от форс-мажора или просто поможет вовремя улучшить качество мероприятия.
Во-первых, может статься так, что договор с одним из подрядчиков вы прочитали невнимательно и за какие-то услуги нужно доплачивать на месте. Например, чтобы включить светомузыку, поставить собственный трек и т.д. Во-вторых, на мероприятии всегда что-то может пойти не так. Например, флорист ошибся и привез не те цветочные композиции, о которых вы договаривались, а за срочную работу другого специалиста в последний момент надо заплатить больше.
Кроме этого, проблемы могут возникнуть и у самих гостей: кто-то разобьет посуду, сломает стул и т.д. За всё это, по правилам площадок, обычно предполагаются штрафы. И чтобы не собирать их в суматохе на месте всем коллективом, отложите некоторую сумму заранее. Как правило, статья непредвиденных расходов должна включать 0,5%-5% от всего бюджета.
Пробелы в технической стороне организации праздника
Пожалуй, это одна из самых объемных и разнообразных ошибок при проведении корпоратива, поскольку техническая часть любого мероприятия включает в себя десятки, а иногда и сотни деталей. И все их нужно учитывать заранее. Приведем лишь несколько примеров проблемных ситуаций, с которыми вы можете столкнуться, если вдруг растеряетесь, забудетесь и утоните в подготовке:
— Отсутствие необходимого реквизита. Например, спортивного инвентаря, игровых артефактов, сценических костюмов и т.д.
— Неправильный расчет транспорта для трансфера гостей на локацию и доставки оборудования и обслуживающего персонала, а также логистические ошибки в разработке маршрутов и непродумывание парковки.
— Отсутствие проверок аудиосистемы и световых приборов накануне мероприятия и, как следствие, тусклое освещение, мониторы с рябью на экранах, плохая акустика в помещении.
— Экономия на резервном оборудовании, будь то микрофоны, колонки, ноутбуки и т.д.
Как вы могли понять, корпоратив — это действительно сложное, а иногда и непредсказуемое мероприятие по части организации. В этой статье мы рассказали лишь о некоторых ошибках его проведения, не коснувшись вопросов тайминга, тендеров, вовлеченности участников и пр. К счастью, большинства трудностей, связанных с подготовкой корпоратива, можно избежать, если обратиться к профессиональным event-организаторам. Выбирайте агентство с умом и тогда вы сможете облегченно вздохнуть и переложить организационные процессы на плечи опытных экспертов.
|
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.
|
