Вы скоро организовываете свою юбилейную, пятидесятую по счёту конференцию? Вы провели многочисленные деловые мероприятия и даже международные форумы и по праву считаетесь профессионалом своего дела? Вам удаётся десятый год продавать все места на выставке и до сих пор нет отбоя от участников?
Наверное, Вы делаете всё правильно. Вероятно, Вы действительно отличный специалист, познавший секреты мастерства за долгие годы опыта. Очевидно, Вы и сами могли бы написать статью и поделиться своими рецептами подготовки и проведения успешного делового мероприятия. Но пока это делаем мы и делаем для тех, кто впервые столкнулся с задачей организовать такое мероприятие, или был не доволен предыдущим результатом, или уверен, что деловое мероприятие – это что-то особенное в мире событийного бизнеса, но не знает в чём эта особенность.
Итак, деловые мероприятия – конференции, бизнес-сессии, совещания, форумы, съезды, семинары. Почему одни из них порождают новые бизнес-идеи, дают полезнейшую информацию, помогают приобрести ценные контакты, долго и с удовольствием вспоминаются, в то время, как другие напоминают сборище случайно оказавшихся в не самом лучшем помещении людей, грустно ожидающих банкета, и не вызывают ничего, кроме горечи за потерянное время и зря оплаченный оргвзнос? Дело в атмосфере. В созданной (или НЕ созданной) атмосфере делового общения. Давайте подумаем, из чего она состоит:
1. Участники. Первое и основное условие. Интересные спикеры, именитые гости, грамотно собранная целевая аудитория. Запомните, ЛЮДИ ПРИХОДЯТ на деловое мероприятие РАДИ ЛЮДЕЙ. Если в Ваши задачи по подготовке события входит и обеспечение состава участников, обязательно и непременно узнайте – кто в данной сфере (теме, области) является наиболее яркой, известной фигурой, представители каких сообществ или компаний являются наиболее активными участниками рынка или сферы, а затем попробуйте заручиться их участием. Даже если участники Вам «достались» в виде списка, все равно подумайте, кто еще мог бы украсить и быть полезным на мероприятии, даже если речь идет о Вашем же коллеге из регионального подразделения. Если у вас будут звездные спикеры и неоспоримые эксперты, аудитория обязательно соберется. А аудитория – это то, что нужно этим спикерам и экспертам. Круг замкнулся. Задача любого делового мероприятия – помочь встретиться тем, кому есть о чем поговорить! Не выполните этого условия, остальные пункты выполнять бессмысленно.
2. Место проведения. Казалось бы, что сложного в выборе места - столько предложений! Это так, но ведь каждое место задаёт разную атмосферу. Какая нужна нам? Соответствует это место нашей теме? Соответствует ли зал техническим требованиям? Не слишком ли удорожает стоимость или напротив, не снижает ли престиж события, выбранный Вами конференц-холл, отель или иное помещение? Не пострадает ли насыщенная программа мероприятия от неудобного расположения, а, следовательно, вполне прогнозируемых опозданий гостей? Есть ли здесь вся необходимая инфраструктура и не планируют ли владельцы начать ремонт в соседнем зале в дни Вашего мероприятия? Всё это – не мелочи, а важные параметры будущего события. Обратите на них внимание.
3. Комфорт участников. Как бы мы ни хотели поставить ум человека выше его телесности, приходится признать, что ум этот в условиях для телесности некомфортных работает куда хуже, да и еще и порождает мрачные мысли. Посему обязательно нужно подумать о том, чтобы людям было удобно находиться на Вашем мероприятии. Чтобы они не страдали от жажды и голода, чтобы питание было своевременным, многообразным и качественным. Чтобы в свободном доступе были прохладительные и/или горячие напитки. Чтобы не возникали очереди в гигиенические помещения. Чтобы не было душно или слишком прохладно. Чтобы люди не думали, куда деть лишние вещи и верхнюю одежду. Чтобы не были вынуждены ходить за тридевять земель покурить, или, напротив, скрыться от постоянно дымящих коллег и подышать воздухом. Чтобы хорошо ловили мобильные, и никто не нервничал. Чтобы люди не играли в квест на местности в поисках, где что находится, а им помогали в этом таблички-указатели, информационные стойки и специальный персонал. В общем, представьте, что Вы – очень капризный и требовательный гость, и …постарайтесь по максимуму угодить самому себе.
4. Технические средства. В принципе никто не запрещает, как в добрые старые времена, воспользоваться проверенными ватманом и маркерами, однако, мы живем в современном мире, так зачем же возвращаться в эпоху гусиных перьев? Качественное аудио-оснащение спасет связки выступающих и позволит держать тишину в зале. Современное проекционное оборудование даст возможность провести красочную презентацию, продемонстрировать видео-ролики, и, главное, все это увидеть всем присутствующим. Кондиционеры помогут поддерживать нужный климат в аудитории. Электронные переводчики сломают языковые барьеры. Легкое музыкальное сопровождение создаст приятную атмосферу в перерыве. Возможность громкой связи позволит делать объявления и регулировать программу. Ну а уж без быстрого интернет-доступа сейчас проводить деловые события просто нельзя, на них никто не придёт. Современные деловые люди не могут быть вне связи даже несколько часов. Событие – деловое, так давайте соответствовать нынешним стандартам.
5. Оформление, полиграфия, атрибутика. Лучше просто бумага А4, чем блокнот, на котором Ваш логотип в виде дешевой наклейки прикрывает магазинный рисунок львёнка или человека-паука. Не надо вручать и ваши корпоративные ручки высокого качества, но с надписью «С новым, 2001 годом!». Другими словами, или никаких претензий на полиграфию, или изготовленная специально для события (или серии событий). Ошибочно считать, что сделать комплекты полиграфии – это дорого. Вовсе нет. Требования не к эксклюзивности и экологичным материалам, а к вкусу и стилю, а так же к полезности изготовляемого. Выполненные в едином стиле таблички на дверях аудиторий нужны больше, чем зажигалки с лого конференции каждому в подарок. Красивые роллапы с символикой события дадут возможность участникам сделать деловые фото-отчеты, а вот толстенные папки с распечатками материалов в мире флешек, дисков и FTP-технологий лишь создадут неудобство для участников в виде необходимости их носить весь день. А как по-Вашему будут смотреться банданы ярких летних оттенков с надписью «VII межгалактическая конференция по все экономическим и глобально-финансовым технологиям» на гостях в «костюмах от». Весело? Нет. Глупо и неуместно. Тогда зачем?
6. Неформальная часть. Нужна ли она? К чему развлечения на официальном событии? Нужна. Обязательно нужна. При этом неформальная часть и банкет – не одно и то же. Это – прежде всего, важная часть программы, направленная на то, чтобы закрепить впечатления от события еще и на эмоциональном уровне, а так же дать людям пообщаться в менее официальной обстановке. И совсем необязательно делать шоу с перьями, которое перечеркнет строгость происходящего в течение дня. Это может быть церемония вручения сертификатов участникам, с веселым конферансом, выступление музыкального коллектива, подходящего к вкусам публики, интерактивная программа во время вечернего банкета, созданная специально «под Вашу конференцию». Неформальной частью можно очень украсить и сильно испортить событие, поэтому организовывать ее должны исключительно профессионалы.
7. Персонал. Мы знаем, что любой прекрасный ужин в ресторане способен испортить грубиян-официант. С деловым событием точно так же. Если Вы зовете помощников (а Вы зовете помощников, потому что в одиночку еще никто не сделал все этапы события), то убедитесь в том, что они понимают, как должны себя вести, в чем должны быть одеты, и что они знают всю организационную информацию, чтобы помогать участникам, а не быть просто декорациями.
8. Надёжный провайдер. Компания-помощник, которая пробежит по этим кругам вместо Вас, будет нести полную ответственность за происходящее и результат, и не боится этого, потому что все тонкости ей давно известны и многократно опробованы. Превратитесь из Исполнителя в Заказчика! Мы знаем, что Вы уже скривили губы в ухмылке «ах, был бы на это бюджет!», так ведь? А Вы уверены, что сами потратите меньше, чем пригласив партнёра? Нередко партнёр помогает сэкономить бюджет, поверьте! Не верите? Читайте нашу следующую статью «Агент – 000%?»Если по каждому из 7 пунктов Вы по итогам можете поставить себе уверенную «пятёрку», нет сомнений – Вам удалось создать правильную АТМОСФЕРУ качественного делового мероприятия. Поздравляем!
А если эти семь пунктов еще на начальной стадии кажутся Вам семью же кругами ада, забудьте о них, и выполните всего один, восьмой пункт:
Руководитель направления обучения и HR-консалтинга
«Эвент Консалтинг Сервис»
Ксения Кантеева
