Проблемы организации масштабных мероприятий

Выбор event-компании

Начнем с того, что иногда проблемой является процесс признания простого факта: организовать мероприятие своими силами очень сложно, а в случае с масштабными событиями — невозможно. Тем более если раньше у вас не было такого опыта. Если же с этой стадией отрицания и принятия вы справились, наступает новый этап трудностей: разобраться на рынке event-подрядчиков.

Главное правило здесь — выбирать профильное агентство. Логика проста: если компания раньше проводила только корпоративы на 30 человек, лучше не рисковать и не доверять ей мероприятие на 5 000 гостей. Ну а если вам нужно организовать b2c-событие, не следует идти в агентство, ориентированное на b2b-форматы. Хорошо, когда у вас уже был пример сотрудничества с этой компанией. Ну а если это ваше первое знакомство, то изучите предыдущий опыт команды: отзывы клиентов, число лет на рынке и так далее.

Определение задач и целей мероприятия

На этом этапе нужно проанализировать целевую аудиторию мероприятия и понять, кто эти люди: чего они хотят, о чем думают и какими привычками обладают. Бывает так, что событие организуют для мотивации участников к конкретному действию, но при этом не задумываются, насколько event-программа интересна и содержательна. А ведь в противном случае вовлеченность в мероприятие будет стремиться к нулю. Работая над портретом ЦА, вы можете также обсудить ее уровень осведомленности о концепции и сценарии. Это поможет с приглашениями, анонсами, афишей и другими рекламными и информационными материалами о событии.

Понимание результатов и event-задач мероприятия также важно. Без этого сложнее приступать к планированию события, оценить его эффективность и собрать обратную связь. Поэтому всегда задавайте себе вопрос, в чем будет выражаться успех мероприятия. Проводить event для галочки или в состоянии полной дезориентации и растерянности — плохая идея.

Планирование бюджета

Чтобы избежать излишней экономии, граничащей со скупостью, или же, наоборот, необоснованных трат, нужно заранее и подробно рассчитать расходы на мероприятие. В некоторых случаях пригодится и планирование будущих доходов от него. В противном случае компания понесет убытки: либо репутационные, либо финансовые. Особенно важно работать с такими разделами сметы, как площадка (аренда и оформление), питание (меню, сервировка, обслуживание) и наполнение программы. В последний пункт входят работа ведущего, шоу-номера, фотосъемка и так далее. Обязательно стоит подумать о PR-сопровождении, логистике, техническом персонале.

Само собой, предварительная смета может видоизменяться при работе с отдельными подрядчиками и уточнении программы. Но вы сразу можете определить конкретные максимальные суммы и расставить приоритеты. Например, вы не готовы сильно тратиться на трансфер для участников, но зато обеспечиваете им максимальный комфорт на самой локации. При этом важно подумать и о возможных форс-мажорах: отсутствие финансовой подушки безопасности — большая ошибка при проведении мероприятия. Желательно, чтобы эта статья расходов составляла 10-20% от общего бюджета.

Выбор площадки и времени для мероприятия

Плохая локация — самая распространенная ошибка организаторов мероприятия. При этом под словом “плохая” скрываются разные проблемы: дискомфорт гостей из-за того, что было слишком жарко/душно/холодно/тесно, отказ аппаратуры в нужный момент, медленный интернет, очереди в зоне регистрации и на парковке и так далее. 

Большинство этих сложностей можно решить, если подходить к выбору площадки стратегически. Это значит, что локация должна соотноситься с масштабом и сложностью мероприятия, т.е. отвечать всем техническим требованиям. Заранее изучайте транспортную доступность места и обязательно проводите проверку площадки накануне и в день мероприятия. При этом не имеет особого значения, насколько локация раскручена: достаточно опросить хотя бы парочку коллег, которые проводили события на этой площадке до вас. Но в любом случае на месте экономить не стоит, ведь оно часто определяет всю event-атмосферу.

Также мы советуем внимательно подойти к выбору даты. Для открытых площадок, например, особое значение имеет прогноз погоды на конкретный день, а для корпоративных и бизнес-событий — грамотное сочетание мероприятия с деловым графиком участников. В целом, всегда старайтесь подбирать такое время, когда основная часть вашей ЦА сможет прийти на событие, будь то выходной, праздники, раннее рабочее утро и так далее. Ну а если на мероприятии планируется презентация какой-то продукции или услуги, то само собой, дата проведения должна соответствовать сезонности рекламируемого объекта.

Координация работы и сбор команды

Слаженная деятельность подрядчиков и event-менеджеров очень важна для успеха любого мероприятия. А чем больше участников у события, тем больше нужно координаторов, волонтеров, обслуживающего персонала и так далее. Экономить на команде не стоит так же, как и на площадке: непрофессионалы без мотивации могут испортить восприятие мероприятия. Поэтому выбирайте людей, у которых есть опыт работы с событиями вашего формата или тематики, а также тех, кто проявляет явную инициативу и ответственность в вопросах организации.

При работе с командой нужно грамотно распределять обязанности и координировать людей. Также стоит позаботиться об инструктаже и вовремя сообщать об изменениях в программе. В противном случае персонал и подрядчики могут не понять, кто главный в организационном процессе и на площадке. Это ведет к неэффективной и хаотичной работе по принципу лебедя, рака и щуки из одноименной басни. Так что если у вас есть возможность провести репетицию мероприятия — сделайте это. Помните, что команда мероприятия — не только event-менеджеры, ведущие и артисты, но и промоутеры, хостесы, супервайзеры, официанты и так далее.

Безопасность мероприятия

Во избежание форс-мажорных ситуаций (от давки до случаев воровства) у масштабных событий должна быть четкая система регистрации и пропуска гостей, отлаженная навигация и точный тайминг в программе. Планируйте маршруты перемещения участников, устанавливайте ограждения при необходимости, а также не экономьте на видеонаблюдении и сигнализациях, а также волонтерах и охранниках, которые облегчают контроль за большим скоплением людей.

Также заранее следует проверить, насколько площадка отвечает требованиям санитарно-гигиенической и противопожарной безопасности. В эту сферу можно отнести и регулярную уборку площадки, и ее вентиляцию, и наличие планов эвакуации с запасными выходами. Кроме того, имеет смысл пригласить квалифицированный медицинский персонал для дежурства. Ну а если вы устраиваете мероприятие в онлайне, то позаботьтесь о безопасности личных данных пользователей цифровой площадки. Используйте современные технологии по обработке и шифрованию информации, а также соблюдайте политику конфиденциальности.

Продвижение мероприятия

Главная проблема в этом вопросе — нежелание тратить время и силы на рекламу и, как следствие, впустую потраченные ресурсы на организацию мероприятия. Ваш event может быть подготовлен на высшем уровне, но если аудитория не узнает о нем, вы обречены на провал. А чем масштабнее событие вы планируете, тем больше его значимость и аудитория. Для того, чтобы свести к минимуму и расходы на событие, и вероятность его провала, нужно обязательно заняться продвижением.

Грамотная реклама должна начинаться с event-брендирования: нужно разработать фирменный стиль мероприятия, который будет использоваться в PR-кампании. Поэтому обязательно продумайте цветовую схему, логотип или символ, слоган или девиз, а также емкое и запоминающееся название. Всё это должно попадать в вашу целевую аудиторию.

Продвигать мероприятие проще всего с помощью официальных страниц. Вы можете создать лендинг, особенно актуальный при подготовке онлайн-событий, а также разместить информацию в своих социальных сетях. Это повышает доверие будущих гостей, а также помогает с регистрацией на мероприятие, оповещением об изменениях в программе, продажей билетов (если они предусмотрены) и обратной связью. 

Event-продвижение также возможно за счет наружной рекламы, розыгрышей билетов, сувенирной продукции, интервью. Выбор рекламных каналов зависит от того, где “обитает” ЦА для мероприятия. Не последнюю роль, в частности, играют информационные партнеры. Они, к слову, могут быть еще и спонсорами мероприятия, если размещать их рекламу у себя на площадке. Однако подходите к выбору партнеров внимательно: из-за ошибок легко испортить ассоциации со своим событием и организаторскую репутацию. Условия партнерства и спонсорства нужно не просто обговаривать “на берегу”, а фиксировать документально, чтобы потом не столкнуться с непониманием.



Масштабное событие — это всегда вызов для event-команды. Компания Event Consulting Service имеет богатый опыт в проведении крупных корпоративных, образовательных, деловых и экологических мероприятий. Вы можете доверить нам организацию флешмоба, ярмарки, фестиваля, конференции и других событий “под ключ”. Благодаря управленческим навыкам, пониманию event-рынка и глубокому погружению в вашу бизнес-нишу мы гарантируем отсутствие каких-либо проблем и на стадии подготовки, и во время проведения мероприятия.