Выбор между природой, офисом или онлайном при организации мероприятия

От чего зависит выбор площадки

Бюджет. Самым недорогим вариантом считается офис. Проведение event-программы в рабочем пространстве освобождает от издержек на аренду помещения и трансфера. Для поддержания атмосферы площадку можно оформить в конкретном стиле, соответствующем концепции.
Локации на свежем воздухе могут подразумевать аренду (эко-отели, пансионаты, базы отдыха), платный вход (заповедники, ботанические сады) или свободное посещение (городские парки, леса, пляжи). Предпочтительнее первый вариант, так как он позволяет без ограничений организовать фотозоны и места для отдыха, а также подразумевает более приватную обстановку.
Для проведения online-мероприятия не нужно собирать всех участников на одной локации, но требуется материально-техническая база, которая обеспечивает высокое качество видео и звука. Поэтому в подобном формате появляются расходы на аренду студии с профессиональным оборудованием.

Количество участников. Если у компании есть несколько филиалов и планы провести масштабный event, то офис как площадку рассматривать не стоит. Преимущество отдают локациям на свежем воздухе или удаленному формату мероприятия. Небольшие коллективы могут выбрать для себя любой вариант с учетом других, не менее важных факторов.

Погодные условия. Открытые локации предпочтительнее выбирать в теплые месяцы, чтобы не беспокоиться о комфорте участников. Зимой на свежем воздухе проводят тимбилдинги и активные корпоративы, но и здесь без помещений для перерывов и отдыха не обойтись. А вот выбор в пользу online-площадки или офиса делает вас более независимым от времени года.


Концепция.  Активное или экстремальное мероприятие сложнее провести в офисе или в удаленном формате. Природные локации предоставляют больше простора при выборе динамичных развлечений: спортивные состязания, корпоративные сплавы и походы, народные забавы, велосипедные или автомобильные квесты и так далее. Рабочая обстановка, в свою очередь, актуальна для деловых и образовательных мероприятий, будь то стратегическая сессия или бизнес-ланч с партнерами. Впрочем, здесь легко можно организовать небольшую тематическую вечеринку или спокойный квиз. Оnline-формат, как правило, тоже больше подходит для обучения и развития бизнеса в формате тренингов, конференций, презентаций или мастер-классов. Но если постараться, можно организовать захватывающий квест и на удаленке.

Предпочтения сотрудников. Самый простой и одновременно сложный способ выбрать локацию для предстоящего мероприятия — узнать мнение коллег. Легкость заключается в том, что сотрудники сами подскажут варианты и поделятся впечатлениям о прошлых событиях. Трудности же могут возникнуть, если коллектив большой. Как правило, у каждого гостя есть причина, по которой он не может принять участие на определенной площадке, будь то аллергия на насекомых или отсутствие стабильного интернета. Поэтому помните, что выбор площадки, прежде всего, должен соответствовать целям и задачам мероприятия.

Плюсы и минусы разных локаций

Площадка на свежем воздухе. Открытые локации предоставляют возможность провести масштабное событие вне зависимости от количества участников. Это и спортивные тимбилдинги, и экологические акции, и благотворительные фестивали, и сплавы, и многое другое. Природные ландшафты зачастую выглядят выигрышнее, чем профессиональное оформление помещения, а естественный свет гарантирует качественную фото- и видеосъемку.
К минусам локации можно отнести зависимость от погодных условий и сезона, необходимость в дополнительном оборудовании и мебели. Также при организации мероприятий на открытом воздухе следует уделить внимание вопросам безопасности: защите от укусов насекомых и животных, охране от посторонних, наличию медицинского персонала на площадке и т. д.

Офис. Многие компании выбирают офис для мероприятия благодаря знакомой обстановке, которая помогает сотрудникам чувствовать себя уверенно. Кроме того, добраться до площадки можно привычным способом без рисков опоздания и перерасходов на логистику. В офисах, как правило, уже есть проекторы, аудио-системы, wi-fi и другое оборудование, поэтому вам не требуется дополнительное техническое оснащение. 
Недостатками локации являются ограниченное пространство и возможные трудности с проведением неформальных мероприятий из-за деловой обстановки. Офис не подойдет для реализации определенных концепций: приключенческих программ, масленичных гуляний и так далее

Online-платформа. Основными преимуществами формата являются гибкость и глобализация. С помощью современных технологий можно провести образовательные семинары, тренинги на командообразование, виртуальные выставки. А участники могут присоединиться к мероприятию независимо от местонахождения. Формат позволяет сэкономить на аренде и оформлении площадки, организации кейтеринга и логистики. Даже если для проведения придется использовать профессиональную студию, то online-формат положительно отразится на смете.
К недостаткам онлайна чаще относят технические сложности и отсутствие «живого» общения. Результат мероприятия зависит от качества звука, четкости видео, стабильности интернета. Даже если организаторы устранили неполадки со своей стороны, то на скорость соединения у каждого участника повлиять не получится. В online-мероприятии почти не работает невербальная коммуникация: сотрудники не видят эмоции друг друга, а также отвлекаются на домашние дела. Поэтому при разработке программы необходимо подумать о вовлеченности аудитории.
При организации любого события команда Event Consulting Service может проконсультировать по каждому виду площадок и подобрать локацию с учетом вашего бюджета, поставленных бизнес-задач и личных предпочтений. Мы проводим эффективные мероприятия в офисах, на дистанционке и разнообразных локациях Москвы, области и других регионов.