Легкий мороз, снежинки на одежде, яркий солнечный свет — зимняя уличная атмосфера располагает не только к прогулкам, но и к мероприятиям. Тем более что Новый год, Рождество, Масленица — самые популярные поводы для корпоративов, и не только для сотрудников, но и для клиентов и партнеров. Впрочем, даже в помещении event в зимнее время года имеет особую специфику. В этом материале мы поговорим о том, какие форматы можно использовать для корпоративных событий в холодные месяцы и какие их особенности нужно учесть.
Как организовать интересный зимний корпоратив: практические советы
— Определитесь с тематикой. Тема мероприятия помогает разработать его креативную концепцию, т.е. определиться со стилем площадки и наполнением программы. Самые распространенные “зимние” идеи: “сезонные” сказки и мультфильмы (от “Холодного сердца” до “Снежной королевы”), истории про Рождество и Новый год (например, сюжет про Гринча или оленя Рудольфа) и любимые сериалы или телепередачи (“Игра престолов”, “Танцы на льду” и т.д.). Национальные мотивы тоже актуальны: Морозко, поиски Снегурочки, фольклор северных народов России и прочее.
— Уделите особое внимание кейтерингу. Зимние блюда и напитки есть во всех направлениях кухни, поэтому стилизованное меню не заставит себя долго ждать. К тому же некоторые из позиций можно приготовить своими руками на мастер-классах: сварить глинтвейн, научиться делать сливочное пиво из “Гарри Поттера”, слепить пряничный домик или имбирное печенье. Особой популярностью пользуются также горячий шоколад и какао с маршмеллоу, грог и пунш. А если хотите удивить, можно подать рождественское “полено”, целую ветчину или карпа.
— Не забудьте о подарках. Самая ожидаемая часть новогоднего и рождественского мероприятия и у детей, и у взрослых — это презенты. Вы можете подготовить символичные сюрпризы сотрудникам в фирменном стиле или же организовать игру в “Тайного Санту”. При этом важно не забывать и о тех, кто не смог прийти на корпоратив или оказался на удаленке в другом регионе. В нашем блоге есть подробная статья и про подарки сотрудникам, и про правила игры в “Санту”.
— Предупредите о дресс-коде. Тематические мероприятия зимой редко обходятся без костюмированной составляющей. Особенно это важно, если вы устроили стилизованную вечеринку. Требования могут быть разными: от строгих нарядов в конкретных оттенках до веселых свитеров с оленями. Цель у общего дресс-кода простая — поддержать общую атмосферу события и сделать классные фотографии. Кстати, если вы проводите мероприятие на улице, дресс-код тоже имеет место, но будет выражаться в шарфах, шапках, варежках, носках и различных аксессуарах (от колпачка санты до оленьих рогов).
Как провести зимний корпоратив в помещении
Хотя на закрытых площадках вряд ли бывает так же холодно, как и под открытым небом, задача организатора — обеспечить всем гостям максимальные комфорт и безопасность. Поэтому, в частности, нужно заранее проверять на локации системы отопления и кондиционирования воздуха: не превращайте корпоратив в борьбу тех, кто просит закрыть форточку, и тех, кому очень душно.
Из не самого очевидного, стоит позаботиться еще и об освещении: зимой рано темнеет, поэтому естественный свет быстро перестанет попадать на площадку из окон. Подумайте, сделает ли полумрак ваше мероприятие еще более атмосферным, или наоборот, не позволит прочесть раздаточные материалы и разглядеть участников собственной команды. В общем, иллюминация и дополнительные источники освещения в главных зонах (регистрация, фуршет, сцена) — маст хэв зимнего корпоратива.
Скажем, разумеется, и об оформлении локации. Большинство арендуемых зимой площадок уже имеет новогодний декор: елки, гирлянды, венки и т.д. Дополнительно нужную атмосферу поможет создать музыка, видеопроекции и т.д. Впрочем, иногда оформление нужно поменять или дополнить, учитывая тематику мероприятия. Чем раньше этот вопрос будет продуман — тем лучше. Кстати, одни из самых популярных мест для празднования корпоратива в помещении зимой — это арт-пространства и студии, загородные коттеджи и отели, музеи и другие культурные учреждения. Впрочем, и корпоратив в офисе — это тоже неплохая идея для мероприятия.
Как провести зимний корпоратив на природе
Погода — самый главный враг и одновременно союзник для организаторов корпоратива на свежем воздухе, тем более когда речь идет про зиму. Лучше узнавать прогноз заранее и не ставить дату мероприятия на крещенские морозы или очень вьюжный вечер. Чтобы всем гостям было тепло, важно правильно проинструктировать их по части одежды и обеспечить достаточную физическую активность. Хорошо если у вас будет небольшое помещение для форс-мажоров, отдыха и переодевания, а также если самых замерзших коллег быстро отогреют чаем и кофе из подготовленных термосов.
Еще одна важная вещь при организации корпоратива на природе — логистика. Особенно это значимо в условиях плохой видимости на зимних дорогах, снежных заносов и гололедицы. Поэтому нужно выбирать площадку с отличной транспортной доступностью: так никто не потеряется и не заблудится. Еще лучше — заранее заказать общий трансфер с опытным водителем, который доставит не только гостей к месту проведения, но и привезет оборудование, поможет персоналу и т.д.
Открытые площадки для зимних корпоративов обычно имеют большую территорию, так как подразумевают динамичную и, как правило, командную активность. Вы можете поехать в лесопарк или заповедник, выбрать загородный клуб, усадьбу, открытый каток, горнолыжный курорт или базу отдыха. Отдельный плюс при этом в том, что инвентарь для зимних спортивных развлечений вам, скорее всего, дадут в прокат. Что касается оформления локации, то иногда декором являются уже сами заснеженные пейзажи. Бонусом же идут ледяные скульптуры и светящиеся арт-объекты на новогоднюю и рождественскую тематику.
Зимние развлечения для сплочения коллектива
— Классический тимбилдинг. Слаженная работа, в рамках которой можно побывать и креатором, и исполнителем, и лидером команды — отличный формат для корпоратива и в помещении, на свежем воздухе. Возведите ледяную башню или крепость из снега, соберите машину Голдберга или гигантский конструктор, а также устройте фестиваль необычного транспорта, например, саней Санта Клауса из подручных материалов.
— Спортивное состязание. Лыжи, коньки, сноуборды, тюбинг, ездовые собаки, снегоходы и квадроциклы — зимой у вас есть масса вариантов для прокачивания силы, скорости, смелости и иммунитета. Можно организовать групповое соревнование или провести мероприятие с индивидуальными номинациями. К слову, подобный сценарий отлично подойдет для празднования 23 Февраля.
— Народные гуляния. Это особенно популярный формат при организации корпоратива на Масленицу. Выбирайте то, к чему лежит душа: снежные бои и взятие городка противников, катание на санях и лошадях, конкурс на лучшего снеговика, прыжки в мешках, перетягивание каната и многое другое.
— Вечеринка. Танцы на сцене, тематические конкурсы и шоу-программа, DJ-сет, караоке и концерт любимых исполнителей — всё это в полной мере отражает идею новогодней вечеринки. Однако не всегда такое мероприятие должно быть шумным и пестрым: в последнее время, например, всё больше популярности набирают уютные вечеринки в стиле хюгге. Здесь будут и разговоры по душам, и теплая фотосессия.
— Мастер-класс. От творческой самореализации в художественной живописи до гастрономической лекции и дегустации блюд от опытного шеф-повара — сегодня мастер-классы подходят корпоративам в честь самых разных поводов. Например, можно разучить рождественскую песню на музыкальном инструменте и снять корпоративный клип. Другой вариант — создать авторские елочные игрушки для украшения офиса.
— Интеллектуальные игры. От “Мафии” и “Крокодила” до квизовых и квестовых программ. Такие форматы требуют общий усилий по части логики, скорости мышления, интуиции и базовых школьных знаний. Головоломки и задания можно посвятить как истории самой компании, так и традициям отмечаемого праздника.
10 идей зимнего корпоратива на Новый год
— “Центр подготовки Дедов Морозов и Снегурочек”. Микс лучших элементов корпоратива и тимбилдинга. В рамках программы гостей ждет прохождение новогодней “аттестации”, включая проникновение в дымоход дома и управление упряжкой с санями. Добавьте к этому “посвящению” командное украшение елки, торжественную церемонию с фотосессией и поздравлениями и запуск небесных фонариков.
— Поход в планетарий. Современные “звездные” программы, совмещая и лекционную, и игровую часть, интересны не только школьникам. Космическая атрибутика, технологичный кейтеринг и панорамные проекции — на таком корпоративе обязательно надо побывать хотя бы единожды.
— “Подмосковные вечера”. Шумная юмористическая программа по мотивам известного телепроекта. Она подойдет для всех, кто любит нестандартные игры. Командам предстоит разгадывать шарады и фотожабы, а также самостоятельно петь, танцевать и даже пародировать.
— Зимний круиз. Корпоратив на ледовой вип-яхте — относительно новое развлечение, но уже популярное. Согласуйте маршрут по Москва-реке и наслаждайтесь заснеженными достопримечательностями столицы с нового ракурса. Теплые панорамные палубы на таком судне располагают и к банкетам с фуршетами, и к игровым программам.
— Aloha Hawaii. Тропическая вечеринка перенесет вас из морозов в теплую атмосферу веселья. Морская тематика в декоре, разнообразные коктейли, обилие цветов и танцев — эту идею можно смело воплотить в аквапарке, закрытом бассейне и даже термальном комплексе.
— “Голубой огонек” в онлайне. Если собраться лично на мероприятие не получается — это еще не повод отказываться от веселья. Новогодний корпоратив на удаленке подарит каждому сотруднику минуту славы и позволит раскрыть все таланты вашего коллектива. Ну а конфетти и бенгальские огни, праздничные блюда и подарки доставим по адресам сотрудников.
— MARVEL-косплей. Как насчет вечеринки для супергероев? Примерьте на себя амплуа любимого персонажа и покажите его способности другим гостям. Благодаря работе наших костюмеров, гримеров, реквизиторов и фотографов после этого корпоратива у вас останутся самые яркие воспоминания.
— “Заполярье”. Этот корпоратив с путешествием на Север отличается крутыми декорациями и неожиданными интерактивами. В атмосфере чукотской деревни гости познакомятся с оленями, почувствуют и в квесте, и в экскурсионной прогулке, а также насладятся этнической музыкой.
— Новый год в азиатском стиле. Такой корпоратив можно организовать и в японской, и в китайской эстетиках. В первом случае вас ожидают бои самураев, фотолаборатория с перевоплощением в гейшу, вкусные суши и уроки каллиграфии, а во втором — огненное шоу, барабанщики и запуск драконов. Кстати, провести подобное мероприятие можно даже в даты Китайского Нового года, в феврале.
— Чемпионат по офисным видам спорта. Если вы уже освоили традиционные зимние дисциплины и развлечения, пора выходить на новый уровень. Участникам этой программы предстоит создать себе новогоднее настроение неожиданными способами: “приготовить” снег с помощью дырокола, устроить гонки в креслах, метнуть клавиатуру и мышку в мишень и даже сочинить песню о компании.
Чек-лист по проведению корпоратива
Как любое масштабное мероприятие, корпоратив требует слаженной подготовки. Качественная организация такого события держится на небольших и понятных деталях, но удержать их в голове разом — невозможно. Особенно если учесть дефицит времени и нарастающий стресс от общения с подрядчиками. Поэтому после того, как вы разработали концепцию корпоратива и его сценарий, а также расписали смету и план программы с таймингом, настает очередь другого документа, не менее важного. Речь идет про чек-лист. Это инструмент, с помощью которого вы будете контролировать выполнение отдельных event-задач. Чек-листы систематизируют действия по порядку, снижают вероятность ошибок и освобождают нашу память. Сегодня мы говорим о том, какие пункты входят в чек-лист по организации корпоративного мероприятия.
Определить цель и выбрать формат
У каждого развлекательного, делового, рекламного и образовательного мероприятия есть свои задачи. Надо обязательно убедиться, что вы понимаете, зачем вам тот или иной event: сплотить рабочую команду, рассказать о достижениях бизнеса, привлечь новых инвесторов, повысить узнаваемость бренда у клиента и т.д. Цель события будет диктовать вам конкретные инструменты по работе с целевой аудиторией, то есть сам формат программы. Вы можете пригласить людей на банкет, конференцию, тематическую вечеринку и т.д.
Бюджет, площадка и дата мероприятия
Следующий шаг — работа с официальными деталями. Вы должны понять, сколько денег можно выделить на событие, и при этом указать основные категории трат. Например, некоторые корпоративные программы не позволяют сэкономить на площадке из-за высоких технических требований, а некоторые мероприятия можно провести и в онлайне, и в офисе, и в близлежащем парке. Также стоит заложить в бюджет и финансовую подушку безопасности на непредвиденные расходы.
Зная о будущих расходах, вы можете прикинуть продолжительность корпоратива и его дату. Имейте в виду, что праздники и выходные всегда обходятся дороже: в первую очередь, по аренде локации. И потом, некоторые мероприятия можно с успехом завершить за 3-4 часа (например, тимбилдинг), а для других потребуется несколько дней (выставка, презентация, тренинг).
Выбирая площадку для корпоратива, ориентируйтесь на ее транспортную доступность и техническую оснащенность. В вашем чек-листе обязательно должен быть пункт по посещению арендованной локации и ее проверке. Свет, звук, мебель, декор — всё должно быть таким, как вам обещали (или как вы задумали).
Один в поле не воин: команда организаторов
Если вы организуете мероприятие без агентства, это еще не значит, что вам не нужны единомышленники. Как минимум, вам потребуется координатор для площадки и финансовый менеджер, который проследит за соблюдением бюджета. Быть event-менеджером сложно, но если регулярно проводить встречи с командой для координации действий и постоянно общаться с подрядчиками, можно свести риск форс-мажоров к минимуму. Правда, вам всё равно понадобится план B на всякий случай. Ну и главное здесь — чтобы каждый человек четко знал свои обязанности и был осведомлен обо всех дедлайнах.
Привлечение спонсоров и партнеров
Рекламодатели часто соглашаются на информационную или материальную поддержку мероприятия в обмен на их упоминание или размещение на площадке отдельного стенда. Если вы найдете спонсоров для своего события, то сможете существенно расширить бюджет корпоратива. Впрочем, на мероприятии могут присутствовать не только event-спонсоры, но и инвесторы вашего бизнеса. Их стоит приглашать на масштабные корпоративы, посвященные профессиональным тематикам, важным для компании датам и общекалендарным праздникам.
Вместе со спонсорами можно звать и подрядчиков, посредников, дилеров и т.д., поскольку корпоратив часто выступает способом выражения благодарности и поддержания лояльности людей. Также мероприятие позволит расширить деловые контакты, ведь можно пригласить не только текущих, но и потенциальных партнеров. У них на корпоративе появится возможность подробнее ознакомиться с брендом.
Создание программы
В зависимости от формата сценарий мероприятия может включать:
-
Интерактивное взаимодействие с гостями: командные игры, мастер-классы, квизы, квесты, дискуссии, экскурсии и т.д.;
-
Шоу-программу от приглашенных артистов: от музыкальных концертов и стендапов до танцевальных флешмобов и театральных постановок;
-
Выступления от спец. гостей и спикеров: лекции, семинары, презентации, поздравления, благодарности, торжественные церемонии и прочее;
-
Кейтеринг: банкет, фуршет, пикник, барбекю и т. п.;
-
Нетворкинг и неформальное общение.
Вы можете сочетать разные элементы в любом порядке, но главное — зафиксировать их последовательность (т.е. составить расписание) и не пытаться охватить всё и сразу. В противном случае на мероприятии будет твориться хаос и гости быстро устанут от обилия впечатлений.
Техническое сопровождение мероприятия
Здесь всё, на первый взгляд, просто: собираем профессиональную команду и привозим нужное оборудование. Технику на месте надо будет собрать, подключить и настроить, поэтому без опытных светотехников и звукооператоров вам не обойтись. Если на мероприятии планируются технологии VR- и AR-реальности, движущиеся сценические декорации, сложные лазерные шоу, 3D-проекции и т.д. — не ленитесь уделить внимание максимальной безопасности. Всё оборудование, как и площадка, должны отвечать противопожарным требованиям.
При наличии времени также не лишним будет организовать 1-2 репетиции и озаботиться вопросом запасной техники (хотя бы микрофонов и ноутбуков) на случай поломок. Также обратите внимание, что для онлайн- и гибридных мероприятий важно заранее настроить трансляцию в прямом эфире на отдельной площадке, чтобы качество картинки и аудиодорожка не поступали гостям с задержкой и не рассинхронизировались.
Чтобы никто не остался голодным
Меню для корпоратива может быть нейтральным или ориентированным на тематику мероприятия. Например, рождественские и новогодние блюда подойдут для зимнего события, а прохладительные напитки отлично дополнят летнюю вечеринку. Главное тут — учесть диетические и аллергические особенности гостей. В идеале меню должно иметь и веганские позиции, и детские блюда. Последнее особенно актуально, если корпоратив планируют в формате family day.
Если ваш корпоратив проходит в кулинарной студии, ресторане, кафе или на теплоходе, то вам почти всегда предложат готовый вариант праздничного меню. В других случаях стоит подобрать кейтеринговую службу самостоятельно. К слову, еда может даже стать частью развлечения: мобильные бары, фуд-станции и фуд-траки, сладкие столы — всё это способно послужить и декорациями для фотосессии, и локацией для командного времяпрепровождения.
Транспорт и логистика
Здесь есть несколько моментов. Во-первых, надо запланировать доставку оборудования, мебели, декораций, а также поездки обслуживающего персонала и команды организаторов на локацию. Во-вторых, следует позаботиться о трансфере для гостей. Это особенно актуально, если выбранная для корпоратива площадка находится за пределами города, а корпоратив заканчивается поздно ночью да еще и подразумевает употребление алкоголя. В этих ситуациях гостям не стоит садиться за руль, так что во избежание неприятных инцидентов закажите микроавтобус, такси и т.д. Иногда оригинальный транспорт может быть оправдан концепцией мероприятия: на лимузине вполне можно приехать на вечеринку в стиле “Оскар”.
О чем еще стоит подумать, так это о парковке и указателях к локации. Добавьте к этому навигацию по самой площадке. В частности, места под открытым небом, например, музейные, усадебные и отельные территории, могут быть слишком большими. В таком случае по ним можно перемещаться на авто, велосипедах, гольф-карах, а иногда даже лодках.
Рассылаем приглашения
Можно сделать это в электронном виде, настроив систему онлайн-подтверждения, или, если вы хотите быть более официальными и оригинальными, сделать бумажные приглашения и вручить их лично в руки через курьера. Последнее особенно актуально для VIP-гостей вашего корпоратива.
Главная цель приглашения — проинформировать людей о самом важном, поэтому делайте его полезным: укажите начало мероприятия и дату, адрес площадки, тематику и дресс-код и т.д. В то же время не забудьте о стилистике: декор приглашения может соответствовать формату мероприятия.
Готовимся к возможным форс-мажорам
Здесь вам поможет только четкий план действий на случай непредвиденной ситуации. Запишите контакты экстренных служб, подготовьте аптечку или обеспечьте на площадке медицинское сопровождение. Это особенно важно, когда корпоратив предполагает долгую физическую активность, экстремальные развлечения или же проводится в непростых условиях (в сильные морозы или летние рекорды по жаре). Подготавливая локацию, также изучите план эвакуации и проверьте наличие огнетушителей.
Форс-мажоры также могут происходить по части event-организации: заболел артист, флорист не приехал, опоздал ведущий, гости разбили оборудование и т.д. Все сценарии сложно предусмотреть заранее, но статья расходов на непредвиденные обстоятельства в праздничном бюджете выручает почти всегда. При этом, конечно, важны спокойствие и интуиция организатора, который может быстро принимать решения в стрессовой ситуации.
Контролируем тайминг мероприятия
Если у вас есть подробный график, в котором указаны порядок и длительность всех элементов корпоративной программы, можно сказать, что дело в шляпе. Зафиксируйте в этом плане всех ответственных лиц: им график, кстати, тоже следует присылать заранее.
На корпоративе вы также можете контролировать регистрацию, рассадку и навигацию гостей, помогать участникам с возникающими вопросами, информировать команду о внезапных изменениях. Можно следить и за отдельными подрядчиками, например, работой видеографа или фотографа.
С таким чек-листом вы точно сможете организовать корпоратив самостоятельно. Вопрос только в том, сколько сил и времени займет такой трудоемкий подготовительный процесс. Если вы не чувствуете в себе достаточно ресурсов для event-менеджмента, мы советуем не рисковать, ведь цена ошибки в этом вопросе велика: неоправданные ожидания коллег и испорченное настроение. Чтобы избежать таких последствий, обращайтесь к профессиональной команде организаторов. Опытное event-эксперты помогут вписать любой формат мероприятия в вашу корпоративную культуру и легко достигнут с помощью события поставленных HR-, PR- и бизнес-целей.
