Зимний корпоратив

Почему нужно проводить зимние корпоративы?

• Ломаем стереотипы. Люди привыкли сидеть в холодное время года по домам. А между тем, зимняя природа очень живописна и предлагает много возможностей для новых хобби. У ваших коллег, наконец, появится шанс, чтобы впервые выйти на лед, освоить лыжи и перестать волноваться, что можно заболеть из-за снега за шиворотом или прогулки без шапки. Веселые беззаботные игры на свежем воздухе — это отличный способ разбудить в себе внутреннего ребенка и дать волю воображению.
• Укрепляем иммунитет. Ни для кого не секрет, что зима — это время авитаминоза и нехватки солнца. Общий тонус на нуле, отсутствие настроения, постоянная слабость — в таком коллективе сложно своевременно решать бизнес-задачи. Чтобы сотрудники меньше уставали от рабочих задач и были более внимательными и мотивированными, сделайте зимний корпоратив под открытым небом регулярной традицией. Ваш коллектив окончательно выйдет из спячки, наполнится энергией и прокачает организм за счет физической активности. Такие работники быстрее достигают поставленных целей, поскольку легче переживают сезон простуд и не уходят на больничный.
• Снимаем стресс. Зима — время бесконечных отчетов, оформления документов, закрытия сделок и т.д. В таких условиях напряжение в коллективе растет и сотрудники начинают чаще ссориться, прокрастинировать, выгорать профессионально. Зимний корпоратив на природе позволит, с одной стороны, выплеснуть все негативные накопившиеся эмоции, а с другой — успокоит и расслабит, ведь любование природой всегда терапевтично.

Какие форматы зимних корпоративов бывают

Тимбилдинг

Формат с вовлекающей и объединяющей механикой, который реализуют зимой чаще всего. Коллектив делится на команды, проходит этапы, приходит к общему результату. В уличном варианте зимний тимбилдинг включает народные игры, спортивные дисциплины, походные соревнования и конкурсы на силу, скорость и ловкость, а иногда и более жесткие приключения в экстремальном формате, если подразумевается выезд в область или другой регион либо даже страну.

В помещении зимний тимбилдинг тоже проходит. Это командные квесты в офисном формате, состязания на закрытых спортивных объектах, интеллектуальные квизы, коммуникационные либо психологические игры. Отдельное направление — кулинарные и творческие мастер-классы, которые можно приурочить к Новому году, Рождеству, Масленице, 23 Февраля и так далее.

ВАЖНО: Тимбилдинг-событие — это разовый выезд на несколько часов: люди получают яркие впечатления, снимают напряжение, знакомятся ближе. Системное командообразование — это комплексная методика с диагностикой до мероприятия, работой тренера, сценарием под конкретную проблему и работой с результатами после. В таком случае зимний тимбилдинг — например, посещение веревочного парка — станет только первым шагом в корпоративном календаре.

Фестиваль или ярмарка

Формат, у которого нет общего старта и финала. Люди приходят в удобное время, задерживаются там, где им больше всего интересно, и уходят, когда хотят. Иными словами, тут площадка работает как поток, а не как последовательность этапов. Отсюда главное свойство: явка на мероприятие может колебаться, но на сценарий это не влияет никак. Формат подходит для Рождества, Масленицы, корпоративного Дня семьи, профессионального праздника или юбилея компании.

Собирается программа из точек притяжения, работающих одновременно и независимо друг от друга. Ярмарочные ряды, ремесленные мастерские, кулинарные станции, зимние катания, фотозоны, сцена с музыкой, под крышей — еда и тихие зоны для тех, кто пришел греться и разговаривать. Каждая точка самодостаточна: человек, попавший только на две из восьми, все равно получит полноценный опыт.

Отдельное преимущество в составе участников. Формат не отсеивает никого по возрасту, физической подготовке или темпераменту, поэтому собирает и производство, и офис, и сотрудников с детьми, и интровертов, которые на командных играх обычно держатся в стороне.

ВАЖНО: Проектируется такое мероприятие через пропускную способность точек, а не через общую вместимость площадки. Считать нужно, сколько человек каждая зона обслуживает в час и сколько таких станций работает одновременно. Например, если мастер-класс принимает восемь человек за двадцать минут, за три часа через него пройдут семьдесят два. Умножьте на количество точек — получите реальный охват. Не хватает пропускной способности? Значит, нужны либо дополнительные зоны, либо разведенное по времени приглашение групп.

Тематическая вечеринка

Вечерний формат в помещении, который зимой чаще всего оказывается новогодним: декабрь остается пиком спроса, и большинство запросов на вечеринку приходит именно под итоги года. Но тема при этом не обязана быть новогодней. Компании выбирают стилистику под настроение коллектива или под собственную легенду: ретро, кино, страны и народы мира, русский стиль, карнавал, эпоха или жанр. Новый год в таком сценарии становится поводом, а не содержанием.

Строится вечеринка вокруг стола и сцены. Банкет или фуршет, ведущий, шоу-программа, живая музыка или кавер-группа, диджей во второй половине вечера, фотозоны, конкурсы и интерактивы между блоками. Оформление зала здесь весит больше, чем на любом другом формате, потому что среда создается целиком с нуля и работает весь вечер, а не только на фотографиях.

Задача формата — эмоция и благодарность, а не изменения в работе команды. Сотрудник приходит отдыхать, и это стоит учитывать при планировании: активная часть между горячим и танцами воспринимается как повинность, а не как командная работа. Если у мероприятия есть задача по сплочению, честнее развести праздничный вечер и командную программу на два отдельных события или на два блока разных дней.

ВАЖНО: Вечеринка — единственный из зимних форматов, который полностью не зависит от погоды, и в этом ее практическое преимущество. Ни оттепель, ни мороз, ни снегопад не влияют на сценарий, отменять и переносить ничего не приходится. Рисков всего два, и оба логистические: дороги в день события и опоздание артистов.

Деловое событие

Формат, где содержательная часть остается главной, а развлекательная работает на нее. Это конференции, дилерские и цикловые встречи, презентации продуктов, клиентские дни, награждения по итогам года. Зимой такие события идут плотным потоком: декабрь закрывает год отчетными встречами, а январь и февраль открывают новый цикл планированием и постановкой задач на регионы. Событие целиком проходит на одной площадке с залами и территорией, без отдельного переезда на активности.

Развлекательный блок встраивается в деловой день после сессий или вечером. Его задача — настроить людей на волну нетворкинга. Механика под это меняется. Соревновательность и физическая нагрузка уходят, счет не ведут, награждение остается формальным. Важнее становятся активности, где участники вынуждены перемешиваться и разговаривать: коммуникационные игры, крафт-форматы, творческие блоки, шоу-номера. Команды при этом формируют намеренно вразрез с рабочей структурой, чтобы люди знакомились с теми, с кем в обычном порядке не пересекаются.

ВАЖНО: Продолжительность развлекательной части здесь ограничивается жестче обычного. Слишком длинный блок съедает вечер, участники устают, и деловая программа следующего дня проседает по вовлеченности. Если в событии два дня, логичнее развести нагрузку: серьезная часть в первый день, неформальная во второй, когда после нее уже не нужно возвращаться к работе.

Про бизнес-события как часть MICE-индустрии можно подробнее узнать в лонгриде про деловой туризм.

Обучающие форматы

Мероприятия, после которых у компании остается рабочий результат, а не только впечатления. Стратегическая сессия дает согласованный план и распределенную ответственность, хакатон и кейс-чемпионат — готовые решения по реальным задачам, а форматы вроде Печа Кучи или Open Space вытаскивают наружу знание, которое лежит внутри отделов и не доходит до соседних. Сюда же относятся тренинги, воркшопы и интенсивы для конкретных подразделений.

Зима для этих форматов подходит лучше остальных сезонов, и причина не в атмосфере. Людей проще собрать: отпуска закончились, дачный сезон не конкурирует, а короткий световой день делает выезд за город менее привлекательным, чем работу в зале. Январь особенно удобен для стратегических сессий, потому что попадает на вход в новый цикл, когда решения принимаются на весь год вперед, а не корректируются по ходу.

Обучающие форматы редко живут отдельно. На практике их совмещают с командной частью в один выезд: сессия или интенсив в первой половине дня, командная программа после обеда, неформальный ужин вечером. Работает такая связка в обе стороны — сначала люди договариваются о содержании, потом закрепляют это совместным опытом, и решения перестают быть строчками в протоколе.

ВАЖНО: Обучающий формат наряду с деловым требует от самих участников значительной подготовки. Стратегическая сессия без предварительной аналитики превращается в разговор о наболевшем, а хакатон без сформулированных задач — в мозговой штурм без результата. Поэтому подготовка занимает больше времени, чем само мероприятие, и это стоит закладывать в сроки.

Как подобрать формат зимнего корпоратива

ВАЖНО: Комбинированный день закрывает две-три строки таблицы сразу и обходится дешевле двух отдельных событий за счет общей логистики и площадки. Если бюджет позволяет только одно мероприятие, а задач много, приоритет отдается той, у которой есть срок: адаптация новичков не ждет до лета, а поздравление с итогами года можно перенести на февраль без потери смысла.

Где провести зимний корпоратив

Выбор площадки зимой определяется одним вопросом: где люди будут греться. Остальное — вместимость, удаленность, кухня — вторично, потому что уличная программа без теплого контура превращается в испытание, а мероприятие в помещении зимой ничем не отличается от летнего.

— Загородная база отдыха или парк-отель. Универсальный вариант: своя территория под активности, отапливаемый корпус, банкетный зал, номерной фонд для выездов с ночевкой. Вместимость обычно 50–300 человек, удаленность 30–80 км от МКАД. Подходит тимбилдингу, фестивалю, корпоративным выходным и комбинированному дню с деловым блоком.

— Отель или конгресс-центр с территорией. Залы для деловой части плюс площадка под улицу. Подходит деловым событиям, обучающим форматам и цикловым конференциям, где развлекательный блок идет после сессий. Главное преимущество зимой — люди не переодеваются и не переезжают между локациями.

— Лофт, банкетный зал, ресторан. Городской вариант под вечеринку: от погоды не зависит, трансфер не нужен, гости добираются сами. Вместимость 30–300 человек в зависимости от объекта. Подходит новогодней и тематической вечеринке, квизам, корпоративу без выезда.

— Горнолыжный курорт или лыжная база. Инфраструктура уже готова: подъемники, прокат, трассы, теплые кафе. Подходит активному отдыху, спортивному корпоративу и выходным на два дня. Ограничение — прокат и подъемники считаются отдельно от программы, и на группе 100 человек это заметная часть сметы.

— Каток или ледовый комплекс. Короткий формат на 2–3 часа: закрытая аренда льда, прокат коньков, музыка, иногда керлинг на отдельной дорожке. Подходит коротким событиям в городе, командам до 100 человек и ситуациям, когда сотрудников нельзя забрать на день.

— Этнопарк, усадьба, ферма. Готовая среда для тематических сценариев — русских гуляний, масленицы, ярмарки. Подходит фестивалю и тематическому корпоративу, дает сильный визуальный материал. Ограничение: такие площадки часто работают как музеи, и открытый огонь, громкую музыку и время окончания согласуют отдельно.

— Собственный офис. Самый быстрый вариант: ни аренды, ни трансфера, ни согласования дат с площадкой. Программа адаптируется под переговорные, опенспейс и холл, а мебель сдвигается на время активностей. Вместимость определяется не залом, а тем, сколько людей поместится в самом большом помещении без духоты. Подходит коротким поздравительным программам к 23 Февраля и 8 Марта, командным квестам в офисном формате, квизам, кулинарным и творческим мастер-классам. Ограничения серьезные: шумные активности мешают тем, кто работает, алкоголь и открытый огонь по регламенту здания чаще всего запрещены, а после мероприятия помещение нужно вернуть в рабочее состояние к утру.

Что проверять зимой в любом типе площадки

— расчищенные подъезд и парковка, а не только основная дорога;
— гардероб, где разместится верхняя одежда всей группы;
— туалеты внутри отапливаемых помещений, а не биокабины на территории;
— помещение или шатер с обогревом под смену погоды;
— запас электрической мощности с учетом обогрева;
— точка горячего питания и место, где раздают глинтвейн или чай.

Пункт про обогрев критичен: отсутствие резервного помещения — самая частая причина, по которой хорошая программа проваливается в феврале. Оттепель или мороз ниже комфортного порога случаются регулярно, и сценарий должен иметь место, куда переехать.

ВАЖНО: Конкретные объекты для зимних мероприятий мы разбирали отдельно в статьях о том, где организовать новогодний корпоратив и где провести зимний тимбилдинг. Также проверенные нами локации в Москве и Подмосковье собраны в каталоге площадок.

Как рассчитывается цена зимнего корпоратива

Двумя способами, в зависимости от того, берете вы готовую программу или заказываете авторскую. Готовые считаются по прайсу: либо ставкой на человека, либо фиксированной суммой за услугу целиком. Авторская концепция считается сметой под задачу и всегда выходит дороже готовой при том же составе участников.

Ставка на человека работает у программ, где расходы прямо зависят от численности: комплект реквизита каждому, инструкторы на командах, порции питания. В каталоге Event Consulting Service такие программы идут от 3 000 до 15 000 ₽ на человека, а сетка часто построена по численным диапазонам групп: 15–30, 31–60, 61–150 и от 151 участника. Чем больше команда, тем ниже ставка: постоянная часть расходов делится на большее число людей, и разница между крайними ступенями доходит до 35%.

Фиксированная сумма за услугу удобнее, когда явка до последнего неизвестна. «Зимние гуляния» стоят 300 000 ₽ независимо от того, приедет 180 человек или 250, «Биржа знакомств» — 160 000 ₽. Такой формат заказчики берут под массовые события, где точный список участников не собрать заранее.

Авторская разработка стоит дороже готовой при том же составе участников, и разница уходит в работу, которая делается один раз и только под вас: придумать сюжет и механику, отрисовать оформление, изготовить реквизит и декорации, которых нет ни у кого. Прибавьте к этому время проектной команды на согласования и правки. Смысл платить за это появляется, когда мероприятие должно донести содержание — новую стратегию, продуктовую линейку, историю компании к юбилею. Под развлечение авторская концепция избыточна, готовые сценарии закрывают задачу дешевле.

Что влияет на смету

Считать проще, если разделить расходы по тому, кто их «потребляет». Часть сметы приходится на само событие независимо от явки — разработка, персонал, монтаж, аренда, техника. Часть закупается под каждого участника — реквизит, порции, подарки. Первая при росте группы не меняется, вторая растет линейно, и вся арифметика зимнего бюджета строится на этом расхождении. Дальше факторы можно расположить по силе влияния, от самых весомых к второстепенным.

— Продолжительность и наличие ночевки. Разрыв здесь наибольший. Двухчасовая программа, полный день и выходные с размещением — три несопоставимых порядка сумм, потому что вместе с длительностью прибавляются питание, проживание, работа персонала на весь период и вторая смена инструкторов.

— Тип площадки. Аренда обычно не входит в стоимость программы и зависит от того, что вы арендуете вместе с территорией. Каток продает часы льда, горнолыжная база — подъемники и прокат, парк-отель — территорию с корпусом, а нестандартная локация вроде фермы может стоить дешево, но потребует привезти с собой все — от санузлов до генератора.

— Зимняя техника. Строка, которой в летней смете не существует: обогрев шатров и тепловые пушки, генераторы под них, световое оборудование, потому что в декабре темнеет к пяти вечера, а половина программы приходится на сумерки. На уличном мероприятии от сотни человек это особенно ощутимо.

— Формат программы. Тимбилдинг с командной механикой требует инструктора на каждую группу и личный комплект инвентаря участнику, поэтому в пересчете на человека он дороже анимационной программы, где люди свободно ходят между зонами. Вечеринка переносит основные траты на питание и артистов, деловое событие — на залы и технику.

— Еда и напитки. Зимой это не украшение сметы, а условие работоспособности программы: без точек с чаем и глинтвейном уличный сценарий не проводится вообще. Дальше по возрастающей — фуршет, барбекю и банкет, который на вечернем формате обычно становится самой крупной строкой сметы.

— Логистика. Считаются не только автобусы для гостей: отдельными машинами едут персонал, артисты, декор и оборудование, причем последнее — заранее, до сбора участников. Зимний расчет времени включает запас на дороги, и иногда это превращается в дополнительный час аренды транспорта.

— Численность. Влияет предсказуемо: сумма растет, ставка на человека снижается. Практический нюанс — границы диапазонов в каталоге. Группа на пару человек ниже порога платит по более высокой ставке, чем группа чуть выше него, поэтому у пограничных значений стоит посчитать оба варианта.

— Артисты и оформление. Ведущий с аниматорами как правило включен в готовую программу, а остальное наполнение уже надстраивается: кавер-группа, диджей, шоу-номера, фольклорный коллектив, брендирование зала, фотозоны со светом и печатью.

— Дата. На цену влияет слабо, на доступность — сильно. Вторая половина декабря и масленичная неделя загружены так, что вопрос стоит не «сколько это будет стоить», а «осталось ли вообще что-то свободное».

ВАЖНО: Резать бюджет мероприятия безопаснее сверху, а не снизу. Отказ от кавер-группы, лишнего декора или второй фотозоны корпоратив не сломает. Отказ от обогрева, от второго инструктора или от резервного помещения испортит многое: программа рассыпется на месте, а при оттепели ее придется отменять в день события. Подробнее об этом мы рассказали в статье с идеями для проведения бюджетного корпоратива.

Что входит в программу зимнего корпоратива?

Кроме активного времяпрепровождения – народных забав и спортивных состязаний – корпоратив зимой может включать:

• Банкеты/фуршеты или барбекю;
• Интеллектуальные состязания и игры в мафию;
• Экскурсии и туристические слеты;
• DJ-сеты и музыкальные поздравления;
• Прогулки на яхте ледового класса;
• Элементы тимбилдинга.

Что учитывать при планировании?

• Погоду. На случай ледяного дождя, метели или сильных морозов у вас всегда должен быть запасной план. В идеале стоит выбирать площадку с закрытой и отапливаемой лаундж-зоной, где можно согреться, отдохнуть и пообщаться. Само собой, берите горячие напитки в термосах и запасной комплект носков и варежек, а еще надевайте ветрозащитные непромокаемые куртки и термобелье.
• Метраж. Не все природные площадки имеют бесконечную территорию для корпоратива. Если ваша локация всё-таки ограничена, лучше заранее соотнести ее размерами с теми видами активности, которые планируются. Например, в очень маленьком лесу может быть скучно кататься на джипах и снегоходах, но зато барбекю и квест пройдут на ура.
• Безопасность. Если на летнем корпоративе можно получить солнечный удар, то на зимнем (в том числе экстремальном) — есть риск обморожения или провала под лед. Поэтому не стоит игнорировать инструкции от профессионалов в начале мероприятия. Будет лучше, если на площадке организована охрана, дежурят врачи или спасатели, а у коллектива есть под рукой медикаменты и средства для оказания первой помощи. Особенно это важно, если локация расположена далеко от города.
• Трансфер. Чем удаленнее площадка от благ цивилизации и чем она безлюднее, тем больше сил нужно вложить в планирование поездки. Потребуется не только доставить самих гостей, но и ведущих, артистов, техническую команду и обслуживающий персонал. А ещё нужно заблаговременно привезти мебель, элементы декора, реквизит и оборудование.

Что входит в стоимость зимнего корпоратива?

• Составление программы мероприятия;
• Поиск и аренда площадки;
• Подбор ведущих, аниматоров, спортивных и игровых инструкторов;
• Оформление зала: мебель, брендированная атрибутика, фотозоны;
• Техническое оснащение: световое и звуковое оборудование, экраны и проекторы;
• Решение вопросов трансфера и логистики;
• Организация питания на выездных мероприятиях;
• Обеспечение профессиональной фото- и видеосъемки.

Преимущества наших зимних корпоративов

• Организуем зимний корпоратив в любом месте: за городом, в лофте, на горнолыжном склоне или баре.
• Работаем «под ключ». Расскажите нам, чего вы хотите. Мы осуществим все по задуманному плану.
• Наша команда предлагает собственные авторские программы мероприятий любых форматов, на любое количество человек.
• Сотрудничаем с проверенными партнерами. На них можно положиться.
• Работаем более 10 лет. За это время мы создали больше 600 мероприятий, в том числе и за рубежом. 
• Предлагаем дополнительные услуги: фотограф, видеограф, промо-акции и многое другое.